Pasak Vykinto Arlausko, IT kompanijos „Blue Bridge Code“ direktoriaus, socialinių tinklų naudojimas įmonės reikmėms yra tiesiogiai susijęs su vidiniais portalais. Mat į juos galima perkelti daugumą socialiniuose tinkluose naudojamų bendravimo funkcijų, nustatyti, kas gali naudotis ir kokia vidine įmonės informacija. Tokiu būdu suformuoti vidinį įmonės socialinį tinklą. Toks tinklas yra pritaikomas konkretiems įmonės poreikiams ir veikia tik jos ribose.
Vidiniai portalai – vieta, kurioje kaupiama įmonei svarbi informacija – naujienos, darbiniai dokumentai, procedūros, veiklos rodikliai, verslo ataskaitos, produktų ir paslaugų aprašymai, duomenys apie darbuotojus. „Taip pat portalai dažnai tarnauja kaip „vartai“ pasiekti kitas įmones bei išorines informacines sistemas. Tam tikrais atvejais, kad darbuotojas galėtų greitai pasileisti sistemą ir dirbti su reikiama programa, pakanka tik teisingoje vietoje patalpintų nuorodų į jas“, – sako „Blue Bridge Code“ direktorius.
Pavyzdžiui, duomenys reikalingi sudaryti pardavimų prognozę yra keliose įmonės informacinėse sistemose, o darbo pobūdis reikalauja juos matyti vietoje. Pasak V. Arlausko, tokiu atveju portale yra atvaizduojami užsakymų ir išrašytų sąskaitų-faktūrų duomenys iš finansų sistemos, o planuojamos pardavimų galimybės ir duomenys apie klientus pateikiamos iš CRM sistemos. Darbuotojai nesiblaško tarp skirtingų sistemų, negaišta laiko informacijos surinkimui, o visą dėmesį ir jėgas sutelkia į sprendimų, kuriems reikalinga pardavimų prognozė, priėmimą.
Nuo atostogų prašymo iki virtualios bibliotekos
Pasitelkus vidinius portalus, galima lengvai sukurti ir atlikti įvairias apklausas, organizuoti diskusijas aktualiais įmonės darbuotojams klausimais. Tokios interaktyvios priemonės leidžia darbuotojams virtualiai bendrauti nepriklausomai nuo jų buvimo vietos, o apklausų rezultatai ar diskusijų įrašai kaupiami centralizuotai ir yra prieinami tik įmonės komandos nariams.
„Įprastai į virtualią erdvę perkeliami bendro naudojimo resursai: kalendoriuje rezervuojami susitikimų kambariai, projektoriai, automobiliai ir kitos priemonės, o virtualioje bibliotekoje galima rasti visas įmonėje esančias knygas ar kitas informacijos laikmenas, sužinoti, kas šiuo metu jomis naudojasi, bei pasiskaityti kolegų atsiliepimus“, – pasakoja V. Arlauskas.
Portaluose galima automatizuoti ir tipiškiausius darbo procesus. Pavyzdžiui, paspaudus vos kelis klavišus, galima suformuoti prašymą atostogoms arba laisvadieniui ir elektroniniu būdu jį pateikti vadovui patvirtinimui. Tokiu būdų darbuotojai sugaišta mažiau laiko, o kiti kolegos gali elektroninėje skelbimų lentoje matyti, kas ir kada yra pasiekiamas, atostogauja, serga ar išvyko į komandiruotę.
Nemažą dalį vidinio portalo gali užimti su darbuotojų laisvalaikiu susijusi informacija: renginių anonsai, nuotraukos, filmuota medžiaga, rekomendacijos ir atsiliepimai apie keliones, augintinius, sportą, dalijimasis kūryba ir pan.
Padeda diskutuoti ir vystyti idėjas
IT kompanija „Blue Bridge Code“ taip pat vidiniame savo portale įdiegė virtualaus bendravimo funkciją. Pagrindinis jos tikslas – komunikuoti darbuotojams svarbius sprendimus ir greitai gauti grįžtamąjį ryšį. „Žinoma, geriausia kalbėtis gyvai, tačiau, kai pokyčių įmonėje ir temų pokalbiui yra daug, sunku surinkti visus darbuotojus į vieną vietą tuo pačiu laiku. Todėl atsirado poreikis turėti įrankį, kuris padėtų tai padaryti. Be to, tokiu būdu galime išsaugoti visą diskusijos istoriją bei tęstinumą, kad išsakytas idėjas galėtume panaudoti veikloje“, – teigia „Blue Bridge Code“ direktorius.
IT įmonės vadovas pirmenybę teikia bendravimui tarp darbuotojų vidiniame portale ir įvardina keletą priežasčių, kodėl el. paštas yra mažiau patogus. „Diskusijos tarp kolegų neretai pasimeta el. laiškų gausoje, nesimato jų tęstinumo, o mintys taip ir lieka asmeninėse pašto dėžutėse, kur dažniausiai pamirštamos. Taip pat, jeigu į diskusiją įsitraukia keli komandos nariai, informacija gali nepasiekti kitų, arba atvirkščiai – žinutė gali būti neaktuali visiems darbuotojams, todėl ji gali tapti el. pašto šiukšle“, – teigė V. Arlauskas.
Įmonės vidinis portalas gali padėti ir pasikeisti įspūdžiais apie aplankytus mokymus ar seminarus. „Mūsų kompanijoje darbuotojai skatinami dalintis savo žiniomis, tačiau surinkti visus kolegas specialiam seminarui ne visada pavyksta. Pasinaudojant įmonės socialinio tinklo galimybėmis, užtenka trumpai papasakoti savo įspūdžius raštu vidiniame portale, įdėti nuorodas į prezentacijas ar kitus naudingus informacijos šaltinius. Negana to, kolegos, kurie, pavyzdžiui, taip pat dalyvavo tame seminare, gali parašyti ir savo nuomonę. O tie, kas nebuvo – užduoti juos dominančius klausimus ir gauti atsakymus“, – pasakojo V. Arlauskas.
Taip pat socialinis tinklas įmonės viduje gali padėti vystyti sprendimus, sužinoti kolegų nuomonę apie juos, organizuoti „smegenų šturmus“ (angl. brainstorm). Dažnai sunku siųsti dokumentą ir prašyti iš karto kelių žmonių nuomonės ir pastabų – paskui būna nelengva juos apibendrinti ir sudėti kartu. O vidinio portalo diskusijų erdvėje padėjęs pradinį aprašymą ar minties užuomazgą darbuotojas gali tikėtis nuoseklios diskusijos ir pastabų vienoje vietoje.
Vidinis portalas taip pat gali paskatinti atviresnę komunikaciją tarp vadovo ir jo vadovaujamo personalo. Kartais, įmonės direktoriui reikia gauti grįžtamąjį ryšį apie iškomunikuotą strategiją arba paskelbtą naują darbo metodiką. Darbuotojai gali tuo puikiai pasinaudoti, juk viešoje diskusijoje vadovas nepasislėps nuo nepatogių klausimų.
.