Šiuo straipsniu pradedame straipsnių ciklą „Blue Bridge požiūris". Ciklo tikslas - paprastai pateikti mūsų, Blue Bridge specialistų, požiūrį, susijusį su tam tikra IT technologijų, sprendimų tematika. Iškilus klausimams pagal nagrinėjamą temą, kviečiame susisiekti su straipsnio autoriumi. O norėdami pasiūlyti savo temą "Blue Bridge požiūriui", siųskite mums laišką.
Pirmajame ciklo straipsnyje apie tai, kokie yra kertiniai projektų valdymo komponentai, jų taikymo sritys bei tinkamo projektų valdymo teikiamos naudos.
Įmonės ar organizacijos prieš pradėdamos įgyvendinti projektus dažniausiai svarsto, kaip užtikrinti efektyvesnį jų valdymą. Išskiriami projektų valdymo srities komponentai, į kuriuos būtina atsižvelgti, tobulinant projektų valdymą organizacijoje.
Sudėtingi projektų valdymo metodai prigyja sunkiai
Svarbu, kad šis metodas ar būdas, kuriuo valdomi organizacijos projektai, būtų apibrėžtas, t.y. aprašytas ir patvirtintas ir jo stengiamasi laikytis. „Blue Bridge“ patirtis rodo, kad labai detalūs ir sudėtingi reglamentai sunkiai prigyja organizacijose – darbuotojams lengviau suvokti koncentruotą projektų valdymo esmę jų organizacijoje pristatantį dokumentą.
Vargu ar pavyks aprašyti visas galimas situacijas, tad patogiau gali būti reglamente įteisinti tam tikrus principus – pvz., įvykus tam tikrai situacijai sprendimą kartu priima projekto vadovas ir projekto užsakovas.
Reglamentas taip pat turi apibrėžti ir projekto vykdymo metu naudojamą dokumentaciją – dokumentų šablonus, dokumentų inicijavimo, svarstymo ir patvirtinimo tvarką, prieigos teises prie dokumentų ir pan. Reglamentas yra būtinas atspirties taškas, siekiant organizacijoje sutvarkyti projektų valdymą.
Veiklos procesai projektus įtakoja per išteklius
Projektinė veikla yra tik dalis organizacijoje vykdomos veiklos ir šios dalies dydis skirtingose organizacijose yra nevienodas. Dažniausiai veiklos procesai daro įtaką projektams per išteklius (resursus): projektai konkuruoja dėl jiems reikalingų išteklių (darbuotojų ar konsultantų laiko, biuro priemonių, finansavimo ir pan.) su linijine veikla, t.y. tiesioginių funkcijų vykdymu. Pavyzdžiui, projekto grupės nariai nebegali vykdyti projekto darbų, nes reikia ruošti ketvirtines skyrių ataskaitas, projekto ekspertas išsiunčiamas į mokymus, skubiai sprendžiama svarbaus kliento pretenzija ir pan. Be to, projektai konkuruoja ir su kitais projektais – dažnai nutinka taip, kad prioritetiniams projektams išnaudojami smulkesniems projektams skirti ištekliai.
Projektų valdymo reglamentas turi apibrėžti išteklių pasidalijimo tarp „linijinės“ veiklos ir projektų (bei tarp pačių projektų) principus. Taip pat projektinei veiklai didelę reikšmę turi organizacijos gebėjimas įgyvendinti pokyčius ir su tuo susiję bendriniai veiklos procesai – kokybės valdymas, kompetencijos ugdymas, personalo motyvavimas ir pan.
Projekte turi dalyvauti aukšto lygio specialistai
Organizacinė struktūra paprastai atspindi veiklos funkcijų pasidalijimą organizacijoje, kitaip tariant, jos „linijinę veiklą“. Projektų valdymo reglamentas turi nustatyti tinkamą projekto grupės narių projektinių ir „linijinių“ įgaliojimų bei atsakomybių balansą – projekte turi dalyvauti aukšto lygio (įskaitant ir projekto taikomąją sritį) specialistai, tačiau projekto metu neturi susilpnėti organizacijos vykdomos funkcijos. Be to, projektų vykdymas yra geras būdas patikrinti specialistų pakeičiamumą.
Labai svarbu suburti projekto grupę, kurios nariai turėtų reikiamų žinių ir patirties, sugebėtų veikti kaip komanda ir būtų motyvuoti sėkmingai įgyvendinti projektą. Darbuotojų dalyvavimas projekte jo dalyviams yra tarsi išbandymas – gali labai greitai atsiskleisti gerosios arba blogosios komandos savybės.
Efektyvumui – projektų valdymo įrankiai ir technologijos
Projektų valdymo įrankiai ir technologijos yra skirti projekto atitikties projektų valdymo metodui (reglamentui) užtikrinimui, projekto komandos darbo efektyvumo ir rezultatų kokybės didinimui, veiklos procesus gerinančių projektų vykdymui, mažinant neigiamą poveikį šiems procesams projekto vykdymo metu. Taip pat projektų valdymo įrankiai ir technologijos skirti organizacinės struktūros nustatytų atsakomybių išlaikymui skirstant ir naudojant išteklius.
Svarbiausi su Projektų valdymo įrankių ir technologijų sritimi susiję privalumai
Aktualios projekto plano versijos naudojimas – įrankiai gali garantuoti, kad projekto komanda dirbs su vienintele aktualia versija. Projekto vadovui ją modifikavus ir publikavus, visi projekto dalyviai galės dirbti tik su ja.
Projekto vadovui paskyrus projekto dalyvį tam tikro projekto darbo (užduoties) vykdytoju, jis bus informuotas apie jam paskirtą darbą, galės žymėti šio darbo atlikimo būklę ir darbo užbaigimo faktą. Ši informacija tampa matoma visiems projekto dalyviams iš karto po to, kai projekto vadovas ją patvirtina.
- Galima realizuoti įvairias projektų išteklių paskirstymo schemas – nuo konkretaus darbuotojo priskyrimo (pvz. vadovo) iki abstraktaus tam tikros kvalifikacijos (pvz. sistemų analitiko) darbuotojo laiko rezervavimo.
- Projektų dokumentacijos centralizavimas – įrankiai leidžia visą projekto dokumentaciją kaupti ir valdyti pačiame įrankyje, informuojant projekto dalyvius apie dokumentacijos pasikeitimus.
- Projektų būsenos aktualumas – kadangi visa informacija apie projektą tvarkoma centralizuotai, ir projekto dalyviai, ir organizacijos vadovai gali matyti aktualią informaciją realiu laiku.
- Istorinės informacijos analizė – lyginant planuotus ir faktinius projektų parametrus galima pasimokyti efektyviau planuoti ir valdyti projektus.
Aldas Glemža
Taikomųjų sprendimų skyriaus vadovas
aldas.glemza@bluebridge.lt