Dokumentų ir užduočių valdymo sprendimas

Pagrindinis registrų funkcionalumas:

• Atsakingo asmens priskyrimas kiekvienam registrui;
• Atskirų numeracijos šablonų nustatymas skirtingiems registrams;
• Registro būsenų valdymas;
• Dokumentų registravimas kuriant dokumentų korteles ir jose išsaugant dokumentus ar dokumentų rinkinius (pvz. sutartis ir jos priedus, pakeitimus);
• Dokumentų galiojimo terminų valdymas;
• Dokumentų kūrimas iš centralizuotos dokumentų šablonų saugyklos;
• Dokumentų kortelių susiejimas lengvesnei dokumentų paieškai, ryšių tarp dokumentų išsaugojimui;
• Dokumentų valdymo darbų eigos ir automatinis dokumentų būsenos keitimasis priklausomai nuo atliktos darbų eigos;
• Dokumentų konfidencialumo apsauga, ribojant prieigą prie jų naudotojams, kurie nėra priskirti prie dokumento;
• Siunčiamų ir gaunamų dokumentų archyvavimas.

Pagrindinis padalinio erdvių funkcionalumas:

• Katalogų skaidymas pagal organizacinę įmonės struktūrą, apribojant teises kitų padalinių darbuotojams prieiti prie kito padalinio dokumentų;
• Padalinių neregistruojamų dokumentų saugojimas ir darbas su jais;
• Dokumentų valdymo darbų eigos;
• Dokumentų kūrimas iš centralizuotos dokumentų šablonų bazės;
• Agreguoto naudotojo redaguotų dokumentų sąrašo pateikimas;
• Padalinio darbuotojų parengtų dokumentų perkėlimas į registrą registravimui.

Pagrindinis darbo grupių erdvių funkcionalumas:

• Darbo grupės dokumentų saugojimas ir darbas su jais;
• Dokumentų kūrimas iš centralizuotos dokumentų šablonų bazės;
• Darbo grupei aktualių nuorodų išsaugojimas greitesnei prieigai prie šaltinių;
• Darbo grupės narių užduočių valdymas;
• Darbo grupės užduočių atvaizdavimas kalendoriuje ar Ganto diagramoje;
• Darbo grupės kalendoriaus valdymas;
• Darbo grupės diskusijų vedimas;
• Darbuotojų iš skirtingų padalinių įtraukimas į bendrą darbo grupę (projektinę erdvę);
• Darbo grupės būsenų valdymas;
• Darbo grupės vadovo ir komandos priskyrimas, apribojant teises darbo grupei nepriklausantiems darbuotojams prieiti prie darbo grupės dokumentų;
• Darbo grupės galiojimo termino nustatymas;
• Darbo grupės parengtų dokumentų perkėlimas į registrą registravimui;
• Dokumentų valdymo darbų eigos.

Pagrindinis užduočių funkcionalumas:

• Darbo eigomis inicijuotų ir kitų užduočių valdymas;
• Darbo eigų skyrimas keletui darbuotojų:
  • lygiagretus – kuomet užduotys keliems darbuotojams paskiriamos vykdymui tuo pačiu metu;
  • nuoseklus – kuomet užduotis automatiškai paskiriama darbuotojui tik tuomet, kai ją atlieka pirmasis darbuotojas;
• Priminimų apie užduočių atlikimo terminus siuntimas el. paštu;
• Užduočių perskyrimas kitiems darbuotojams;
• Komentarų apie užduoties vykdymą galimybė;
• Užduočių vykdymo kontrolė ir stebėjimas.

Pagrindinis užduočių funkcionalumas:

• Pavadavimų fiksavimas;
• Įsakymo dėl pavadavimo priskyrimas prie pavadavimo;
• Darbo eigos iniciatoriaus informavimas apie pavadavimą, jei inicijuojant derinimo, vizavimo, tvirtinimo, susipažinimo ar vykdymo darbo eigą, yra paskiriama užduotis darbuotojui, turinčiam jį pavaduojantį asmenį.

Pagrindinis naudotojo darbastalio funkcionalumas:

• Veiksmų inicijavimas:
  • Sutarčių kūrimas ir registravimas;
  • Gautų raštų registravimas;
  • Įsakymų kūrimas ir registravimas;
  • Protokolų kūrimas ir registravimas;
  • Darbo grupių kūrimas;
  • Asmeninių dokumentų kūrimas;
  • Naudingų nuorodų išsaugojimas;
• Prieiga prie naudotojui aktualios informacijos:
  • Naudotojui priskirti gauti raštai;
  • Naudotojui priskirtos sutartys;
  • Darbo grupės, kurioms naudotojas priklauso;
  • Naudotojo asmeninių dokumentų biblioteka;
  • Naudotojo skenuoti dokumentai;
  • Naudotojo išsaugotos naudingos nuorodas;
  • Naudotojo stebimi dokumentai;
• Naudotojui priskirtų aktyvių užduočių, agreguotų iš visų dokumentų valdymo sistemos erdvių, atvaizdavimas vienoje vietoje.

Šis modulis yra skirtas supaprastinti visą procesą:

• prašymai teikiami elektroniniu būdu;
• Automatiškai generuojami el. laiškai atsakingiems asmenims;
• Vadovai gali patvirtinti ar atmesti atostogų prašymus elektroniniu būdu;
• Informacija apie atostogų prašymą automatiškai persiunčiama personalo darbuotojams;
• Komandiruočių atveju, yra galimybė pridėti papildomus dokumentus.

Pagrindinis naudotojų profilių funkcionalumas:

• Greita prieiga prie bet kurioje sistemos vietoje esančių stebimų dokumentų;
• Asmeninės bibliotekos, skirtos asmeninės informacijos talpinimui saugojimui;
• Prie el. laiško prisegtų dokumentų automatinis saugojimas naudotojo profilio kataloge el. paštu siunčiant laišką sistemoje nurodytu naudotojo profilio el. pašto adresu;
• Dokumentų valdymo darbų eigos;
• Dokumentų perkėlimas į registrą registravimui;
• Galimybė kurti asmeninius interneto dienoraščius.

• Atsakingo asmens, rengėjo priskyrimas prie dokumento;
• Dokumentų versijų kūrimas ir galimybė esant poreikiui atkurti ankstesnę dokumento versiją;
• Galimybė keletui naudotojų vienu metu dirbti su tuo pačiu dokumentu ir matyti vienas kito korekcijas;
• Dokumentų stebėjimas, įgalinantis gauti informaciją apie pokyčius dokumentuose (kitam darbuotojui pakoregavus, ištrynus, papildžius dokumentą);
• Naudotojo ištrintų dokumentų atkūrimas iš bendros sistemos šiukšliadėžės.

• Naudotojų teisių valdymas per integraciją su „Microsoft Active Directory”;
• Naudotojų sistemoje atliktų veiksmų fiksavimas (auditas);
• Įmonių (klientų, partnerių ir kt.) kontaktų sąrašo kūrimas ir valdymas;
• Papildomas, kontroliuojantis asmuo dokumento kortelėse;
• Atostogų prašymai ir atostogų grafikas;
• Rezoliucijos – vadovo nurodymas vykdytojui dėl dokumento užduoties įvykdymo;
• Dokumentų pasirašymas spaudu;
• Integracija su Lietuvos pašto E. pristatymo sistema (elektroninių pranešimų ir dokumentų pristatymo fiziniams ir juridiniams asmenims informacinė sistema);
• Kvalifikuotas elektroninis parašas (atitinkantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo reikalavimus);
• Mobilus rodinys. Dokumentų kortelių peržiūra, užduočių vykdymas šmaniame telefone;
• Dokumentų konvertavimas į PDF, bei PDF generavimas iš kelių skirtingų failų.