IT valdymas ir priežiūra
„Blue Bridge“ debesų kompiuterija
Serveriai ir duomenų saugyklos
Infrastruktūros valdymas
Duomenų perdavimo įranga
Kibernetinis saugumas
Partnerių debesų kompiuterija
Bendradarbiavimo sprendimai
Techninės įrangos tiekimas ir aptarnavimas
„Microsoft Sharepoint“ sprendimai
„CargoRail“ sprendimas
Paslaugų apskaitos sprendimas
Techninės įrangos tiekimas ir aptarnavimas Apie paslaugas plačiau
„CargoRail“ sprendimas
Paslaugų apskaitos sprendimas
icon

Dokumentų ir užduočių valdymo sprendimas

Dokumentų valdymo sprendimas leidžia įmonei kompiuterizuoti dokumentų valdymo procesą, vieningoje sistemoje saugoti ir apdoroti dokumentus bei su jais susijusią informaciją įmonės, padalinių, darbo grupių ir kiekvieno darbuotojo lygmeniu, nustatant aiškias taisykles, struktūrą ir hierarchiją. Sistema leidžia kurti ir valdyti elektroninius registracijos žurnalus (registrus), bibliotekas, dokumentų katalogus, bylas ir pačius dokumentus. Taip pat sistemoje galite turėti vieningą dokumentų šablonų saugyklą, kurioje saugomi dokumentai bus prieinami naudotojams iš skirtingų sistemos registrų.

Dokumentų ir užduočių valdymo sprendimas leis kurti ir valdyti užduotis, jas priskirti atsakingiems, o pavadavimų funkcionalumas suteiks galimybę priskirti darbų eigą kitam darbuotojui, jei sistemoje yra užfiksuotas atsakingo asmens neatvykimas.

Sprendimas užtikrina informacijos saugumą naudojant efektyvų teisių mechanizmą, kurio pagrindu naudotojų grupės formuojamos organizacinės struktūros/padalinių lygmeniu, pareigybių lygmeniu ir, esant poreikiui, projekto grupių lygmeniu. Teisės į dokumentus, katalogus ir kitus sistemos elementus nustatomos pagal suderintą teisių valdymo schemą.

Dokumentų ir užduočių valdymo sprendimo galimybės
Registrai
Tai struktūrizuota oficialių įmonės dokumentų rengimo, registravimo ir saugojimo erdvė.

Pagrindinis registrų funkcionalumas:

  • Atsakingo asmens priskyrimas kiekvienam registrui;
  • Atskirų numeracijos šablonų nustatymas skirtingiems registrams;
  • Registro būsenų valdymas;
  • Dokumentų registravimas kuriant dokumentų korteles ir jose išsaugant dokumentus ar dokumentų rinkinius (pvz. sutartis ir jos priedus, pakeitimus);
  • Dokumentų galiojimo terminų valdymas;
  • Dokumentų kūrimas iš centralizuotos dokumentų šablonų saugyklos;
  • Dokumentų kortelių susiejimas lengvesnei dokumentų paieškai, ryšių tarp dokumentų išsaugojimui;
  • Dokumentų valdymo darbų eigos ir automatinis dokumentų būsenos keitimasis priklausomai nuo atliktos darbų eigos;
  • Dokumentų konfidencialumo apsauga, ribojant prieigą prie jų naudotojams, kurie nėra priskirti prie dokumento;
  • Siunčiamų ir gaunamų dokumentų archyvavimas.
Padalinių erdvės
Tai pagal įmonės organizacinę struktūrą sukurtos padalinių darbo erdvės, skirtos kiekvieno padalinio darbuotojų darbui su šiam padaliniui reikalingais dokumentais. Sistemoje realizuotas apribojimas, kad padaliniui nepriklausantys darbuotojai neturėtų prieigos prie šio padalinio darbo erdvės ir jos dokumentų.

Pagrindinis padalinio erdvių funkcionalumas:

  • Katalogų skaidymas pagal organizacinę įmonės struktūrą, apribojant teises kitų padalinių darbuotojams prieiti prie kito padalinio dokumentų;
  • Padalinių neregistruojamų dokumentų saugojimas ir darbas su jais;
  • Dokumentų valdymo darbų eigos;
  • Dokumentų kūrimas iš centralizuotos dokumentų šablonų bazės;
  • Agreguoto naudotojo redaguotų dokumentų sąrašo pateikimas;
  • Padalinio darbuotojų parengtų dokumentų perkėlimas į registrą registravimui.
Darbo grupių erdvės
Tai projektinės erdvės, suteikiančios galimybę darbuotojams iš skirtingų padalinių dirbti prie bendrų projektų, dalintis darbo grupei aktualia informacija ir dokumentais.

Pagrindinis darbo grupių erdvių funkcionalumas:

  • Darbo grupės dokumentų saugojimas ir darbas su jais;
  • Dokumentų kūrimas iš centralizuotos dokumentų šablonų bazės;
  • Darbo grupei aktualių nuorodų išsaugojimas greitesnei prieigai prie šaltinių;
  • Darbo grupės narių užduočių valdymas;
  • Darbo grupės užduočių atvaizdavimas kalendoriuje ar Ganto diagramoje;
  • Darbo grupės kalendoriaus valdymas;
  • Darbo grupės diskusijų vedimas;
  • Darbuotojų iš skirtingų padalinių įtraukimas į bendrą darbo grupę (projektinę erdvę);
  • Darbo grupės būsenų valdymas;
  • Darbo grupės vadovo ir komandos priskyrimas, apribojant teises darbo grupei nepriklausantiems darbuotojams prieiti prie darbo grupės dokumentų;
  • Darbo grupės galiojimo termino nustatymas;
  • Darbo grupės parengtų dokumentų perkėlimas į registrą registravimui;
  • Dokumentų valdymo darbų eigos.
Viešų dokumentų erdvė
Tai vieta, skirta darbuotojų supažindinimui su viešais įmonės dokumentais (potvarkiais, įsakymais ir kt. ), prie kurios prieigą turi visi sistemos naudotojai.
Užduočių valdymas
Tai užduočių darbuotojui skyrimas, jų vykdymo stebėjimas.

Pagrindinis užduočių funkcionalumas:

  • Darbo eigomis inicijuotų ir kitų užduočių valdymas;
  • Darbo eigų skyrimas keletui darbuotojų:
    • lygiagretus – kuomet užduotys keliems darbuotojams paskiriamos vykdymui tuo pačiu metu;
    • nuoseklus – kuomet užduotis automatiškai paskiriama darbuotojui tik tuomet, kai ją atlieka pirmasis darbuotojas;
  • Priminimų apie užduočių atlikimo terminus siuntimas el. paštu;
  • Užduočių perskyrimas kitiems darbuotojams;
  • Komentarų apie užduoties vykdymą galimybė;
  • Užduočių vykdymo kontrolė ir stebėjimas.
Darbuotojų pavadavimų valdymas
Tai galimybė darbuotojo atostogų ar kitų neatvykimų metu nurodyti jį pavaduojantį asmenį.

Pagrindinis užduočių funkcionalumas:

  • Pavadavimų fiksavimas;
  • Įsakymo dėl pavadavimo priskyrimas prie pavadavimo;
  • Darbo eigos iniciatoriaus informavimas apie pavadavimą, jei inicijuojant derinimo, vizavimo, tvirtinimo, susipažinimo ar vykdymo darbo eigą, yra paskiriama užduotis darbuotojui, turinčiam jį pavaduojantį asmenį.
Naudotojo darbastalis
Tai sistemos naudotojo pradinis puslapis, kuriame jis gali greitai ir patogiai inicijuoti jam reikalingus veiksmus, pasiekti aktualius dokumentus.

Pagrindinis naudotojo darbastalio funkcionalumas:

  • Veiksmų inicijavimas:
    • Sutarčių kūrimas ir registravimas;
    • Gautų raštų registravimas;
    • Įsakymų kūrimas ir registravimas;
    • Protokolų kūrimas ir registravimas;
    • Darbo grupių kūrimas;
    • Asmeninių dokumentų kūrimas;
    • Naudingų nuorodų išsaugojimas;
  • Prieiga prie naudotojui aktualios informacijos:
    • Naudotojui priskirti gauti raštai;
    • Naudotojui priskirtos sutartys;
    • Darbo grupės, kurioms naudotojas priklauso;
    • Naudotojo asmeninių dokumentų biblioteka;
    • Naudotojo skenuoti dokumentai;
    • Naudotojo išsaugotos naudingos nuorodas;
    • Naudotojo stebimi dokumentai;
  • Naudotojui priskirtų aktyvių užduočių, agreguotų iš visų dokumentų valdymo sistemos erdvių, atvaizdavimas vienoje vietoje.
Paieška
Greitas ir patogus įvairių sistemoje esančių įrašų bei dokumentų suradimas.
Atostogų prašymų procesas
Tai procesas skirtas darbuotojams pateikti prašymus dėl atostogų, komandiruočių ar kitų neatvykimų į darbą.

Šis modulis yra skirtas supaprastinti visą procesą:

  • prašymai teikiami elektroniniu būdu;
  • Automatiškai generuojami el. laiškai atsakingiems asmenims;
  • Vadovai gali patvirtinti ar atmesti atostogų prašymus elektroniniu būdu;
  • Informacija apie atostogų prašymą automatiškai persiunčiama personalo darbuotojams;
  • Komandiruočių atveju, yra galimybė pridėti papildomus dokumentus.
Naudotojų profiliai
Tai naudotojų erdvės, skirtos darbui su asmenine informacija ir dokumentais.

Pagrindinis naudotojų profilių funkcionalumas:

  • Greita prieiga prie bet kurioje sistemos vietoje esančių stebimų dokumentų;
  • Asmeninės bibliotekos, skirtos asmeninės informacijos talpinimui saugojimui;
  • Prie el. laiško prisegtų dokumentų automatinis saugojimas naudotojo profilio kataloge el. paštu siunčiant laišką sistemoje nurodytu naudotojo profilio el. pašto adresu;
  • Dokumentų valdymo darbų eigos;
  • Dokumentų perkėlimas į registrą registravimui;
  • Galimybė kurti asmeninius interneto dienoraščius.
Darbas su dokumentais
  • Atsakingo asmens, rengėjo priskyrimas prie dokumento;
  • Dokumentų versijų kūrimas ir galimybė esant poreikiui atkurti ankstesnę dokumento versiją;
  • Galimybė keletui naudotojų vienu metu dirbti su tuo pačiu dokumentu ir matyti vienas kito korekcijas;
  • Dokumentų stebėjimas, įgalinantis gauti informaciją apie pokyčius dokumentuose (kitam darbuotojui pakoregavus, ištrynus, papildžius dokumentą);
  • Naudotojo ištrintų dokumentų atkūrimas iš bendros sistemos šiukšliadėžės.
Kitas funkcionalumas
  • Naudotojų teisių valdymas per integraciją su „Microsoft Active Directory”;
  • Naudotojų sistemoje atliktų veiksmų fiksavimas (auditas);
  • Įmonių (klientų, partnerių ir kt.) kontaktų sąrašo kūrimas ir valdymas;
  • Papildomas, kontroliuojantis asmuo dokumento kortelėse;
  • Atostogų prašymai ir atostogų grafikas;
  • Rezoliucijos – vadovo nurodymas vykdytojui dėl dokumento užduoties įvykdymo;
  • Dokumentų pasirašymas spaudu;
  • Integracija su Lietuvos pašto E. pristatymo sistema (elektroninių pranešimų ir dokumentų pristatymo fiziniams ir juridiniams asmenims informacinė sistema);
  • Kvalifikuotas elektroninis parašas (atitinkantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo reikalavimus);
  • Mobilus rodinys. Dokumentų kortelių peržiūra, užduočių vykdymas šmaniame telefone;
  • Dokumentų konvertavimas į PDF, bei PDF generavimas iš kelių skirtingų failų.

Kreipkitės dėl pasiūlymo

Šarūnas Morkūnas
Produkto vadovas

Vardas

El. pašto adresas

Įmonė

Telefonas

Žinutė

Ačiū, jūsų žinutė išsiųsta. Gražios dienos!
„Blue Bridge“ IT žinių centras

Į kokias „Office 365“ programas pataria atkreipti dėmesį IT sprendimų kūrėjai?

Skaitykite