Skirtumas tarp informacijos svarbos suvokimo ir to, kaip ji praktiškai valdoma kasdieniame organizacijų darbe – neišsemiama IT specialistų pokalbių tema. Dar prieš šešerius metus „The Harvard Business Review“ apklausė 100 įtakingiausių verslo vadovų ir pastebėjo, kad pareiškimus apie informacijos vertę ne visada lydi konkretūs veiksmai, susiję su technologijomis ir IT sistemomis, kurios užtikrintų ne tik efektyvesnį darbą su duomenimis, bet ir didesnę jų apsaugą. Tiesa, maždaug 21 proc. vadovų anuomet sutiko, kad investicijos į IT sistemas, padedančias geriau valdyti informaciją – strateginės reikšmės klausimas.
Tarp priežasčių, kodėl valdant informaciją atsiranda atotrūkis tarp „teorijos ir praktikos“, – naujų procesų ir išlaidų baimė. „Šias baimes galima pavadinti amžinomis, nes bėgant laikui jos nemažėja. Jas įveikti organizacijai padeda aiškus planas, o blogiausiu atveju – ir nepalankiai susiklosčiusios aplinkybės, kurios išryškina esamos padėties silpnąsias vietas. Kaip ir bet kurie kiti pokyčiai, naujų IT sprendimų diegimas kelia mažiausiai streso ir nepatogumų, kai yra iš anksto suplanuotas, o ne padiktuotas gresiančios katastrofos“, – pastebi IT įmonės „Blue Bridge Code“ projektų vadovas Antanas Daukantas.
Kas keičia požiūrį į informacijos valdymą?
Augantis rūpestis dėl duomenų saugumo, efektyvesnių darbo metodų paieška ir… ambicingas tikslas – taip galima trumpai apibūdinti pagrindinius motyvus, kodėl Valstybinė kainų ir energetikos kontrolės komisija (VKEKK) prieš trejus metus pasiryžo iš esmės pakeisti ankstesnį duomenų registravimo ir rinkimo būdą. Šie pokyčiai palietė ne tik VKEKK darbuotojus, bet ir maždaug 2 tūkst. įmonių, dirbančių energetikos ir geriamojo vandens tiekimo sektoriuose, kurios teikia ataskaitas VKEKK.
„Jau ilgą laiką svarstėme apie perėjimą į elektroninę erdvę, – pasakoja VKEKK Veiklos valdymo skyriaus vedėja Loreta Kimutytė. – Pirmiausia todėl, kad anksčiau įmonės teikdavo reikalingą informaciją popieriniu būdu. Šūsnys dokumentų buvo registruojami, skenuojami, o vėliau perkeliami į duomenų bazę. Čia prasidėdavo dar vienas darbų etapas – sau reikalingą informaciją iš „bendro katilo“ išsirinkdavo elektros, dujų, šilumos, vandens ir kiti VKEKK skyriai. Galiausiai duomenys būdavo analizuojami „Excel“ lentelėse. Toks darbo procesas nuo pradžios iki pabaigos buvo labai imlus laikui ir reikalavo ypatingo kruopštumo.“
Derinant saugumą ir viešumą
Duomenys, kuriuos VKEKK surenka, leidžia ne tik įsitikinti, kad įmonės, dirbančios itin svarbiose ūkio šakose, pajėgios vykdyti savo įsipareigojimus. Šios įstaigos rengiamos ataskaitos taip pat svarbios formuojant valstybės politiką energetikos sektoriuje ir nustatant kainas gyventojams. Todėl poreikis greičiau surinkti duomenis, juos išanalizuoti ir pateikti oficialią informaciją visuomenei taip pat turėjo daug įtakos renkantis naują įrankį. „Kadangi VKEKK – vienintelė institucija šalyje, disponuojanti specifine informacija apie energetikos ir vandens tiekimo sektoriuose dirbančias įmones, norėjome užtikrinti geresnį šių duomenų saugumą“, – sako L. Kimutytė.
Didesnio atvirumo ir aukštesnių saugumo standartų derinimas – viena iš svarbiausių užduočių, su kuria susiduria daugelis šiuolaikinių organizacijų visame pasaulyje, pastebi „Blue Bridge Code“ projektų vadovas. „Tai labai svarbus aspektas kalbant apie šiuolaikišką informacijos valdymą, nes tik tinkamai apsaugota, bet reikalui esant – lengvai pasiekiama – informacija atneša maksimalią naudą organizacijai“ , – komentuoja A. Daukantas.
Grįžtamasis ryšys – ypatingai svarbus
2013 m. VKEKK kartu su IT partneriais – įmone „Blue Bridge Code“ – pradėjo Duomenų surinkimo ir analizės informacinės sistemos (DSAIS) kūrimą. Tobulinat sistemą dalyvavo ir būsimieji jos vartotojai – ūkio subjektai, privalantys teikti informaciją VKEKK.
„Kai DSAIS diegimas buvo baigtas, paprašėme ūkio subjektų išbandyti sistemą savanoriškai, susipažinti su jos veikimo principais ir pasidalyti savo įspūdžiais. Buvo parengta ir DSAIS naudojimosi instrukcija. Šiemet informacijos teikimas per DSAIS – jau privalomas“, – pasakoja VKEKK Veiklos valdymo skyriaus vedėja.
„Klientas nuo pat pradžių orientavosi ne tik į savo darbuotojų efektyvumo didinimą, bet ir į reguliuojamų ūkio subjektų poreikius, todėl daug dėmesio skyrėme patogių darbo sekų sukūrimui ir vartotojo sąsajos dizainui. Į DSAIS panašūs sprendimai leidžia suderinti svarbiausius reikalavimus, kuriuos šiandien organizacijoms kelia rinka arba visuomenė. Tik nugalėjus neišvengiamų pokyčių baimę ir pasitelkus naujausias technologijas įmanoma sumažinti atotrūkį tarp tikėjimo informacijos svarba ir to, kokią vietą optimalus informacijos valdymas užima organizacijos vertybių sąraše“, – sako „Blue Bridge Code“ projektų vadovas A. Daukantas.
Ieškote aukštos kompetencijos IT partnerio? Parašykite mums!
