Renkantis įrankį, padedantį valdyti svarbiausią procesą įmonėje, nėra vieno teisingo sprendimo. Tai pagrindinė priežastis, dėl kurios kyla vis didesnis susidomėjimas informacinėmis sistemomis, kurias galima nuolat perkurti, tobulinti ir papildyti, atsižvelgiant į tai, kaip keičiasi svarbiausi įmonės procesai bei pačios organizacijos poreikiai. „Auginti“ tokią sistemą kartu su IT kompanija „Blue Bridge Code“ prieš beveik dešimtmetį nusprendė ir pirmaujančios ne gyvybės draudimo bendrovės Skandinavijoje „If“ filialas Lietuvoje.

Ryžosi tobulinti itin svarbų procesą

Žalų bylų administravimas – viena iš svarbiausių draudimo bendrovės veiklų. Tai procesas, kurio metu visi su draudžiamuoju įvykiu susiję dokumentai, tokie kaip nuotraukos, laiškai, užduotys žalos vertinimo ekspertams ir kitiems dalyviams, kaupiami elektroninėje byloje.

Atsakomybė už administravimą patikėta keliems skyriams ir specialistams.
Ilgą laiką bendrovėje „If“ žalų administravimas nebuvo optimaliai sustyguotas – trūko bendros skaitmeninės duomenų bazės, vieningo dokumentacijos valdymo.

„Kiekvienas žalų bylų administratorius kaupė reikalingus žalos administravimo dokumentus savo kompiuteryje, o baigus administruoti žalą, jie buvo spausdinami ant popieriaus ir segami į bylas. Popierinių bylų perdavimas buvo ilgas, neefektyvus ir nedraugiškas gamtai. Buvo akivaizdu, kad nuolat naudojant daug šaltinių ir sistemų darbas nėra patogus, o augant duomenų apimtims, jis tik sudėtingėja“, – sako draudimo bendrovės „If“ verslo vystymo projektų vadovė Agata Gasperavičiūtė.

Sistemos „prigimtį“ padiktavo jos svarba

Modernizuodami žalų bylų administravimą „Blue Bridge Code“ specialistai pirmiausia apsvarstė šio proceso svarbą visai organizacijai. Pastebėta, kad laikui bėgant gali nebepakakti paprastos failų talpyklos, todėl pasiūlytas iteracinis, palaipsniui kuriamos sistemos modelis.

„Taip sumažinome riziką sukurti brangią sistemą, kurioje bus perteklinės, nenaudojamos funkcijos. Dabar kiekvienas modulis ir funkcionalumas yra kuriamas atskirai – įvertinus jau sukurtas sistemos funkcines galimybes ir aiškiai žinant, kaip naujos funkcijos padės darbą atlikti paprasčiau ir kokybiškiau“, – aiškina „Blue Bridge Code“ aptarnavimo ir vystymo grupės vadovas Rimvydas Kriaučiūnas.

Sistema pradėta kurti „Microsoft Sharepoint 2007“ technologijos pagrindu, vėliau perkelta į naujesnę versiją. Sistemoje realizuotos sąsajos su apskaitos valdymo sistema „Saikas“, „Microsoft Dynamics“ klientų valdymo sistema (CRM) ir dokumentų skanavimo sistema.

Pavyzdinis sprendimas

Per 9 metus iš paprastos failų talpyklos išvystyta viena kertinių įmonės sistemų – veiklos valdymo sprendimas, sukurtos jo integracijos su vidinėmis sistemos, užduočių ir procesų valdymu. Sistema palengvina darbą žalų bylų administratoriams, nes visas administravimo procesas gali būti stebimas ir valdomas vienoje vietoje. O svarbiausia tai, kad klientus greičiau pasiekia informacija apie bylos išvadas ir žalos atlyginimas.

„Sukurta žalų bylų administravimo sistema yra pavyzdinis sprendimas, kuriuo džiaugiamės ne tik mes – dažnai sulaukiame susižavėjimo ir iš „If“ kolegų užsienyje. Aišku, sustoti neketiname. Sistemos galimybės auga kartu su naujausiomis technologijomis ir mūsų pačių branda“, – sako „If“ verslo vystymo projektų vadovė.