Dalis aplikacijų, įeinančių į „Microsoft Office 365“ paslaugas, gerai pažįstamos iš klasikinės darbo vietos infrastruktūros. Kita dalis – tai naujos aplikacijos arba patobulintos senesnių „Microsoft“ programų versijos, kurių potencialą leidžia išnaudoti tai, kad „Office 365“ paslaugos paremtos konfigūravimo principais, o tai reiškia, kad nebereikia programavimo ir papildomo laiko integruojant „Microsoft“ sprendimus tarpusavyje. Be to, „Office 365“ aplikacijos suteikia naudotojams papildomo mobilumo, nes gali būti saugiai pasiekiamos iš bet kurio įrenginio.

„Vertinama, kad šiemet „Office 365“ paslaugų naudotojų skaičius visame pasaulyje perkopė 180 mln. Aktyvų migravimą į šias paslaugas pastebime ir Lietuvoje, todėl vis dažniau sulaukiame klausimų, kurias aplikacijas verta išbandyti ir mielai pasidalijame savo įžvalgomis, kadangi į „Office 365“ paslaugas įeina aplikacijos, tikrai galinčios padėti suskaitmeninti tam tikrus procesus be papildomų investicijų“, – sako „Blue Bridge Code“ produkto vadovas Šarūnas Morkūnas.

Įrankis, suteikiantis galimybę išbandyti LEAN metodiką

„Planner“ – vienas iš mano „Office 365“ šeimos favoritų. Šį įrankį savo įmonėje naudojame priežiūros darbams dirbdami pagal „Kanban“ metodiką, kuria vadovaujantis visi darbai surašomi ant atskirų lapelių ir pritvirtinami įvairiose atlikimo etapuose. Perkėlus šį principą į virtualią erdvę su „Planner“, jis leidžia vizualiai matyti, kur šiuo metu susikaupę daugiausiai kreipinių, operatyviai spręsti kylančias problemas ir nešokti prie naujų darbų, kol kreipinys nepereina visų privalomų proceso dalių“, – komentuoja Š. Morkūnas ir pabrėžia, jog vienas didžiausių „Planner“ privalumų yra galimybė kurti sudėtingesnes matricas, o ne tiesiog priskirti darbus konkretiems darbuotojams pagal „klasikinę“ struktūrą.

„Žinoma, „Planner“ galite naudoti ir įprastu būdu, priskirdami darbuotojams užduotis projekto lentoje, stebėti užduočių atlikimo statusą, užimtumą ir aptarti darbų įgyvendinimą. Tačiau rekomenduočiau nepraleisti progos išbandyti LEAN metodą „Kanban“ ir pamatyti bendresnį darbų vykdymo procesą“, – sako pašnekovas.

Sprendimas ir standartiniams, ir specifiniams verslo procesams

„Būtent bendradarbiavimo platforma SharePoint Online“ neretai tampa svarbiausiu motyvu įsigyti „Office 365“ paslaugas ir tai yra lengvai paaiškinama. „SharePoint“ platformos garsėja savo universalumu nuo pat atsiradimo, o papildžius platformos naudojimą debesijos galimybėmis ir visomis kitoms „Office 365“ aplikacijomis, ji tampa kone nepralenkiama pagal kokybės ir kainos santykį“, – pastebi „Blue Bridge Code“ atstovas.

Svarbiausias „SharePoint“ platformos privalumas yra tai, kad ji gali tapti ir paprastu įrankiu įmonės komunikacijai valdyti, ir kritinės reikšmės sistema, aptarnaujančia specifinius verslo poreikius.

„Kalbant apie praktinius „SharePoint Online“ privalumus, jų keli. Pirma – „SharePoint Online“ tapo dar draugiškesnė naudotojui (angl. user friendly), todėl be programavimo galima skaitmenizuoti sąrašus, formas ir procesus. Antras privalumas – pasiekti šią platformą galima iš bet kurios vietos, net nebūnant biure, todėl keliant informaciją į „SharePoint Online“, galima greitai ir paprastai ją pasiekti iš bet kurio įrenginio, nerizikuojant informacijos praradimu ar duomenų saugumu“, – sako Š. Morkūnas.

Aplikacijų kūrimo įrankis

„Kita mano rekomendacija ir atradimas daugeliui klientų – „PowerApps“ įrankis, skirtas savarankiškam aplikacijų kūrimui. Norint susikurti savo aplikaciją su „PowerApps“, vis tik reikia konfigūravimo įgūdžių, tačiau iš esmės pagal savo paprastumą ir funkcionalumą, tai vienas įspūdingiausių konfigūruojamų panašaus tipo įrankių“, – pasakoja „Blue Bridge Code“ produkto vadovas.

„PowerApps“ įrankyje taip pat galima pasirinkti aplikaciją iš siūlomų šablonų ir prisitaikyti ją specifiniaims poreikiams. „Galite susikurti įrankį, skirtą prekių priežiūrai, inventoriaus valdymui arba gedimų registracijai su galimybe ne tik užpildyti tam tikrus laukelius, bet ir prikabinti nuotraukas, pažymėti įvykdytų darbų faktą ir t. t. Galiausiai, „PowerApps“ yra pasiekiamas per mobiliąją aplikaciją, todėl kad ir kokį įrankį susikurtumėte, darbuotojai galės jį naudoti savo išmaniajame įrenginyje“, – komentuoja Š. Morkūnas.

Proceso kelias – su vienu įrankiu

Kitas įrankis, leidžiantis efektyviau valdyti procesus – „Flow“. „Iš esmės šis įrankis leidžia apjungti daugybę skirtingų veiksmų bei programų į vientisą skaitmeninę grandinę. Nuo atostogų prašymų iki sąskaitų tvirtinimo ir perdavimo buhalterijai – viskas gali vykti per kelias akimirkas, nes dokumentų tvirtinimas, atsakingo asmens informavimas arba duomenų perdavimas iš vienos programos į kitą bei daugelis kitų veiksmų gali vykti automatiškai“, – sako „Blue Bridge Code“ atstovas.

„Flow“ įrankyje taip pat galima susikurti taisykles ir, pavyzdžiui, iš anksto numatyti, kur įkelti failus, gautus iš tam tikro gavėjo, arba ką informuoti, kai užpildoma audito ataskaita, tad drauge su greitesniu apsikeitimu informacijos, šis įrankis leidžia išvengti žmogiškųjų klaidų, kai pamirštama, nepastebima ar specialiai neinicijuojami veiksmai.

Apklausos, auditai ir darbų sąrašai

„Forms“ pagrindinė funkcija – apklausų kūrimas, tačiau šį įrankį galima naudoti kur kas plačiau, pastebi „Blue Bridge Code“ produkto vadovas: „Jeigu naudojate darbų sąrašus, klausimynus ir t. t. ruošdamiesi auditui arba bet kokiai kitai klausimynų pildymo funkcijai, galite naudoti „Forms“ ir tiesiog savo telefone pasitikrinti, ar atlikote visas užduotis ir galite atsakyti į visus klausimus, susijusius su auditu ar panašiu procesu.“


Norite pasitarti dėl „SharePoint“ pritaikymo galimybių Jūsų įmonės veikloje?

Susisiekime: Sarunas.Morkunas@bluebridge.lt, +370 630 56508

Šarūnas Morkūnas – „Blue Bridge Code“ Produkto vadovas