IT žinių centras
užsisakykite naujienas!
Eksperto įžvalgos

Lankstus darbo stilius: išleiskime darbuotojus į laisvę

Šį straipsnį rašau sėdėdamas uošvių sodybos terasoje. Dabar 6:05 ryto, viskas aplinkui po truputį bunda, panašu, kad laukia dar viena karšta diena. Kodėl darbuojuosi čia, o ne biure? Nes rašymui tai šimtą kartų tinkamesnė aplinka. Kodėl dirbu taip anksti? Nes popietę planuoju praleisti su šeima. Tik nepagalvokite, kad bandau pasipuikuoti arba primesti savo gyvenimo būdą. Ne, tiesiog noriu iliustruoti faktą, kad šiais laikais galima dirbti ten ir tada, kada tau pačiam yra patogiausia bei efektyviausia. Ir toks darbo stilius turi daug privalumų tiek darbuotojui, tiek jo darbdaviui.

Šiame straipsnyje mano tikslas ir bus įvardinti tuos privalumus bei paskatinti diskusiją, ar lankstaus darbo stiliaus modelis būtų naudingas jūsų versle. Žinoma, technologijų dalis čia taip pat atlieka svarbų vaidmenį, nes būtent jos ir įgalina žmones pilnavertiškai darbuotis neesant biure. Tad apie jas taip pat būtinai pašnekėsime. Bet pradėkime nuo to, kam tai išvis reikalinga.

Kokia nauda darbuotojui?

Norintys patys pasirinkti, kur ir kada atlikti savo darbus, visų pirma tai daro siekdami geresnio darbo ir laisvalaikio balanso. Vieniems tai gali būti daugiau laiko skirti šeimai arba praleisti jį kokybiškiau, kitiems – rytinės karate treniruotės arba bėgiojimas parke po pietų. Kiekvienas turi savų priežasčių.

Be to, lankstus darbo grafikas dažnai leidžia tiesiog sutaupyti darbo laiko arba padaryti daugiau darbų per tą patį laiką. Pavyzdžiui, dažnas iš mūsų darbe turi būti 8:00h, tačiau dėl spūsčių keliuose kelionė į darbą ir atgal užtrunka maždaug 60-90 minučių. Jeigu būtų galimybė iš ryto dirbti namuose, o į biurą atvykti 10h ir išvykti 16h (bei dar valandėlę padirbėti iš namų), yra realu kasdien sutaupyti beveik valandą laiko. O tai yra net 15-20 valandų per mėnesį! Per tiek laiko tikrai galima nuveikti kažką reikšmingesnio nei stovėti spūstyse.

Tačiau man asmeniškai didžiausias privalumas yra tai, kad pats renkuosi, kada ir kur dirbti. Reikia susikaupti ir padaryti kažkokį svarbų darbą, reikalaujantį kūrybiškumo? Vargu ar rasite tam geresnį laiką ir vietą nei kokioje nors ramioje vietoje anksti ryte, kai jūsų neblaškys nei kolegos, nei laiškai, nei skambučiai. O gal esate “pelėda” ir produktyviausiai dirbate vėlai vakare? Tada svarbiausius darbus susiplanuokite būtent tam laikui.

Žinoma, kartu su laisve ateina ir atsakomybė. Turint galimybę pačiam rinktis, kur ir kada dirbti, kartais gali kilti pagundų tą dieną nedirbti visai. Savikontrolė ir disciplina būtina efektyviam šio modelio veikimui, todėl jį geriau taikyti darbuotojams, jau pasiekusiems tam tikrą profesinę brandą. Gerai tai, kad įpratus efektyviai dirbti mobiliuoju režimu, vėliau to laikytis tampa natūralu ir nebereikalauja nei ypatingų pastangų, nei griežtos savikontrolės.

Užbėgant už akių sakantiems, jog tada darbuotojai visą dieną namie žiūrės televizorių arba leis laiką naršydami interenete, reikėtų savęs paklausti, kas trukdo tinginiauti norinčiam žmogui tą patį daryti ir esant biure? Ar už nugaros stovintis vadovas galėtų nuo to apsaugoti? Turbūt net neverta kalbėti apie tokio kontrolės būdo efektyvumą.

O kokia nauda darbdaviui ir vadovui?

Atsakyti į šį klausimą labai paprasta. Darbdavys gauna labiau motyvuotą ir efektyviau dirbantį darbuotoją. O juk būtent darbuotojų atlyginimai įmonėje dažniausiai ir sudaro esminę kaštų dalį. Tad galutinį verslo rezultatą dažnai labiausiai ir įtakoja tai, kiek ir kaip efektyviai jie dirba.

Ne paslaptis, kad laisvė darbe yra daug svarbesnė jaunesniajai darbuotojų kartai ir, kuo darbuotojas jaunesnis, tuo daugiau laisvės jis pageidauja gauti. Daugybė įmonių visame pasaulyje tą supranta ir labai kryptingai link to juda. Čia turiu omenyje net ne laisvę dirbti mobiliai ar kada tau patogiausia, o pavyzdžiui praktiką kartą per metus visus darbuotojus išsivežti mėnesiui padirbėti kur nors kitur, tarkim į Tailando paplūdimį. Jos labai aiškiai ir garsiai tą komunikuoja bei džiaugiasi pritraukdamos stipriausius jaunesnės kartos talentus. Tokios įmonės tuo pačiu džiaugiasi, kad per tą mėnesį darbuotojai padaro du kartus daugiau darbų nei įprastai.

Nesakau, kad ir Lietuvos įmonėms taip reikia daryti (nors nenustebsiu, jeigu po poros metų tokių atvejų turėsime ir mes), tiesiog siūlau permąstyti įmonės poziciją šioje srityje. Nes konkurentai gal ne tik permąsto, bet jau seniai ir pakeitė ją.

Dar viena neakivaizdi mobilaus darbo stiliaus įtvirtinimo įmonėje nauda yra tai, kad esame priversti permąstyti darbuotojų veiklos vertinimo sistemą. Čia jau nebetinka antikinis požiūris, kad jei darbuotojas atėjo į darbą 8:00h ir išėjo 17:00h, vadinasi jis dirbo. Turite susikurti darbuotojų veiklos vertinimo sistemą, pagrįsta atliktais darbais, o ne biure praleisto laiko kiekiu (juk įmonė “perka” ne žmogaus laiką, o jo nuveiktą darbą). Bet apie tai plačiau pašnekėsime kitame skyriuje, kadangi tai yra glaudžiai susiję ir su technologijomis.

Ko tam reikia iš IT pusės?

Šiais laikais labai mažai darbų gali būti atliekami be technologijų pagalbos ar jų įsikišimo. Tad šiai sričiai, be abejonės, taip pat reikia prisiderinti prie lankstaus darbo stiliaus. Šioje vietoje išskirčiau du esminius dalykus:

1. IT sistemos, kurias naudojame savo darbe, turi būti lengvai (ir saugiai!), pasiekiamos mums esant ir ne biure. Jeigu galėčiau rinktis, tam visų pirma naudočiau sistemas, pasiekiamas per interneto naršyklę, o kai kuriais kitais atvejais – programėles išmaniajame telefone arba planšetėje. Blogiausiu atveju – VPN ryšio užmezgimą iki biuro (nors, tiesą sakant, daugumai darbuotojų tai bus nelabai patogus ir darbą trukdantis veiksnys).

Savaime suprantama, pačios sistemos taip pat negali būti archajiškos. Pirmiausia reikėtų atkreipti dėmesį į el. pašto ir bendros dokumentų saugyklos sistemas, nes be jų darbas dažniausiai yra sunkiai įmanomas. Čia jau bus sunku išsisukti su po administratorės stalu stovinčiu “serveriu” arba kartu su interneto svetaine gaunamu el. paštu. Tačiau už keliasdešimt eurų per mėnesį galima įsigyti profesionalias tokio tipo paslaugas (realiausi kandidatai – Google Apps for Work arba Microsoft Office 365), kurios kartu su daugybe kitų privalumų suteiks ir visišką mobilumą.

Daugiausiai problemų galima tikėtis iš pagrindinių IT sistemų. Kas jos? Priklausomai nuo įmonės veiklos, tai gali būti kuri nors verslo arba gamybos valdymo (pvz., Axapta ar Navision), apskaitos (Skaita, Rivilė), pardavimų, sandėlio valdymo ir panašios sistemos. Jeigu sistema naujesnė, tikėtina, kad ji turės gana lanksčias prieigos galimybes. Jeigu ji sena kaip pasaulis, galbūt šis argumentas bus paskutinis, kurio reikės pasiryžimui pasikeisti ją į XXI amžiaus sistemą.

2. Jau minėjau apie tai, kad lankstus darbas paskatina iš esmės permąstyti, kaip stebime bei valdome tai, ką mūsų darbuotojai dirba. O tam dažniausiai yra būtina centralizuota darbų bei užduočių valdymo sistema. Tai gali būti tiek atskira technologija, tiek dalis pagrindinės veikloje naudojamos IT sistemos, kurių pavyzdžius išvardinau anksčiau. Kuris variantas geresnis, reikia spręsti kiekvienu atveju atskirai.

Nėra prasmės turėti daugiau sistemų nei būtina, tačiau jau turimos privalo turėti mums reikiamą funkcionalumą. Kai sutariame su darbuotoju, kad atlyginimą jis gauna ne už tai, kad kasdien ateina į biurą ir jame praleidžia 8 valandas, viskas pasikeičia. Darbas pradedamas vertinti pagal paskirtų užduočių įvykdymą laiku ir kokybiškai. Kada ir kur jis tai darys, paties darbuotojo reikalas.

Kai visos užduotys bei jų atlikimo terminai atsiranda sistemoje, pereiname į visiškai kitą įmonės vadybos lygį. Darbuotojas aiškiai žino, ko iš jo yra tikimasi ir kada. Tuo tarpu vadovas turi objektyvią žmogaus atlikto darbo matavimo priemonę ir gali lengvai sekti jo progresą. Pastebėjus kokius nors neatitikimus, galima spėti įsikišti bei atlikti reikiamus pakeitimus dar darbo proceso eigoje. Nebūtina laukti galutinio rezultato ir tada tiesiog žiūrėti, kas jau įvyko. Pavyzdžiui, ilgesniuose pardavimuose sutartis arba sąskaita kaip rezultatas gali atsirasti (arba ne) tik po keleto mėnesių, kartais net metų, darbo. Tačiau stebėdami, kaip pardavėjui sekasi tvarkytis su užduotimis, kurias jis turi atlikti pardavimo eigoje, visada matysime, kaip sėkmingai judame link pardavimo laimėjimo. Ir svarbiausia, galėsime tai valdyti – toks juk ir yra vadovo darbas, ar ne?

Suprantu, kad ši tema vadovams nėra iš lengvųjų, o kai kuriose įmonėse būtų laikoma revoliucine. Taip pat yra daug detalių, kurių čia neaptariau, nes jos nekeičia esmės. O esmė yra ta, kad turime realią galimybę padaryti savo darbuotojus labiau motyvuotus ir produktyvesnius, bei padidinti savo galimybes pritraukti talentingiausius naujus darbuotojus ir šios pastangos mums nieko nekainuoja. Tam tiesiog reikia naujai pažvelgti į tai, kokio rezultato mes tikimės iš savo darbuotojų ir kokias sąlygas galime jiems suteikti, kad jie tą rezultatą pasiektų. Tad būkime atviri, nebijokime naujovių ir tapkime tais, kurie eina priekyje visų – galiu pažadėti, kad tai atsispindės ir įmonės rezultatuose.

AUTORIUS

Julius Gregorauskas –  IT valdymo konsultantas ir verslo technologijų ekspertas, turintis per 10 metų patirtį IT ir telekomunikacijų srityse.