Klausimas, ar informacinė sistema, kurią naudoja organizacija, geriausiai atitinka veiklos poreikius – vienas lengviausių. „Aišku, kad taip“, – atsakytų daugelis vien todėl, kad sistema veikia sklandžiai. Tačiau toks svarbus įrankis turi ne tik veikti, bet ir padėti organizacijai vystytis. Organizacija taip pat turi žinoti silpniausias savo sistemos vietas ir būti pasiruošusi blogiausiems scenarijams. Iš naujo atrasti savo informacinę sistemą ir apsidrausti nuo didžiausių pavojų padeda kompiuterizuotų sistemų tinkamumo patvirtinimas, dar vadinamas informacinių sistemų validavimu.
Kas bendro tarp skalbimo mašinos ir informacinių sistemų?
Nuo šių metų IT įmonė UAB „Blue Bridge Code“ pradėjo atskirai teikti iki tol tik kartu su informacinių sprendimų kūrimu siūlytą validavimo paslaugą. Nors ši paslauga itin aktuali įmonėms, kurių veiklą reglamentuoja teisės aktai, įvertinti savo sistemų tinkamumą bent kartą per metus turėtų visos organizacijos – tai leidžia pamatyti, ar turimos sistemos padeda judėti pirmyn ir atitinka veiklos procesus.
Informacinių sistemų validavimas panašus į bet kurio daikto „validavimą“ – tai yra įsitikinimas, ar daiktas, kurį naudojate, yra toks, kokio jums reikia. „Pavyzdžiui, planuodami įsigyti skalbimo mašiną, apsibrėžiate, kokių funkcijų jums reikia. Išsirinkę skalbimo mašiną, patikrinate pirkimo dokumentus ir įsitikinate, kad įsigijote tai, ką norėjote. Po kurio laiko, jau naudojant skalbimo mašiną, ateina jos „validavimo“ metas – t. y. pamatote, ar visos funkcijos jums reikalingos. Gal kai kurių funkcijų nenaudojate, nes pasikeitė jūsų poreikiai, taigi – kitą kartą pirkdami skalbimo mašiną, galėsite rinktis paprastesnę ir pigesnę. O gal priešingai – pamatysite, kad dabartinė talpa nėra pakankama. Arba pametėte naudojimo instrukciją ir turite kreiptis į konsultantus arba draugę, norėdami „atkurti“ informaciją apie savo skalbimo mašiną“, – pasakoja Vadim Oleinik, UAB „Blue Bridge Code“ produktų ir paslaugų skyriaus vadovas.
Tokie pat principai galioja ir informacinių sistemų tinkamumo patikrinimui. „Ilgiau naudojant sistemas, reikia atsakyti į klausimus, ar viskas atitinka veiklos procesus, kaip norėtumėte sistemą tobulinti. Dažnai – ir dar kartą atidžiai pasižiūrėti, kokios yra įrankio funkcijos ir kam jis buvo skirtas“, – sako pašnekovas.
https://www.youtube.com/watch?v=JCoCR3SRlsM
Brangiai kainuojančios smulkmenos
Dauguma vadovų, paklausti, ar organizacijoje atliekamas validavimas, dažniausiai atsako, kad toks procesas vykdomas. Tačiau kaip jis atliekamas ir kas jį atlieka – ne visada iki galo aišku. Tai reiškia, kad nepastebėtos lieka ir potencialiai didžiausios sistemos problemos.
„Kol viskas veikia sklandžiai, rizikas įžiūrėti sunku. Deja, dažnai jos atsiskleidžia „visu grožiu“ jau po to, kai sistema „nulūžta“ arba atsitinka kita nelaimė. Paprastas pavyzdys – klausimas, kas organizacijoje daro atsargines dokumentų kopijas. Visi galvoja, kad jos daromos, tačiau pradėjus aiškintis sužinoma, kad už tai atsakingas žmogus arba atlieka tai nereguliariai, arba neteisingai. Jei dingtų originalai, nežinia, koks procentas dokumentų būtų atkurtas. Paaiškėjus tokiems dalykams, visiems pasidaro daug ramiau, kai validavimo metu padarome atsargines dokumentų kopijas ir parodome, kaip teisingai tai atlikti“, – pasakoja UAB „Blue Bridge Code“ produktų ir paslaugų skyriaus vadovas.
Greta didelių rizikų identifikavimo, validavimas padeda atpažinti ir „šliaužiančius“ pavojus, kurie nepastebimai ryja laiką ir mažina darbo efektyvumą. „Dažnai sistemos kurtos seniai, o procesai – nuolat tobulinami, todėl laikui bėgant informacinių sistemų funkcionalumas pasensta ir nebeleidžia patogiai dirbti. Validavimas padeda identifikuoti šias „nematomas“ problemas, kurios stabdo progresą“, – atkreipia dėmesį pašnekovas.
Kaip atrodo profesionalus validavimo procesas?
Pagrindinė UAB „Blue Bridge Code“ specialistų, atliekančių validavimą, užduotis – formalizuoti validavimo procesą organizacijoje ir nustatyti prioritetus – t. y. patarti, ką sistemoje būtina keisti, o kas – ne taip svarbu. Tai padeda ne tik išspręsti pačios sistemos problemas, bet ir tiksliau planuoti IT skirtą biudžetą.
Atliekant validavimą paruošiamas veiksmų planas, patikrinimo scenarijai ir protokolai, darbuotojai apmokomi, kaip atlikti tam tikras validavimo procedūras. V. Oleinik pabrėžia, kad labai svarbų vaidmenį vaidina „blogiausių“ scenarijų analizė. „Pavyzdžiui, pabandome pasižiūrėti, kaip sektųsi atstatyti sistemą, jei už ją tiesiogiai atsakingas žmogus atostogauja. Dažnai paaiškėja, kad instrukcija nėra iki galo aiški, tad sistema operatyviai atstatyta nebūtų. Kai kurioms organizacijoms ši problema neatrodo baisi, tačiau kitoms toks „užlūžimas“ – tikra katastrofa. Tokių scenarijų ir klausimų kėlimas leidžia pamatyti „silpnąsias vietas“.“
Kita spraga, kurią padeda užpildyti validavimas – sistemų dokumentacija. Kadangi dažniausiai sistemos kuriamos ne vienerius metus ir skirtingų tiekėjų, sunku užtikrinti patikimą jų aprašymą. „Vieną dieną tinkamos dokumentacijos ir instrukcijų trūkumas tiesiog pradeda stabdyti sistemos funkcijų naudojimą. Pasidaro nebeaišku, kaip dirbti ir ką vystyti toliau, nes nebežinoma, kas ir kaip jau sukurta. Validavimas padeda iš esmės sutvarkyti dokumentaciją ir „prisiminti“, kokia gi sistema naudojama. Parengiamas ir dokumentuotas sistemos situacijos identifikavimas, ir rekomendacijos tolimesniam jos vystymui“, – sako pašnekovas.
Kada reikia validavimo?
Atlikti validavimą rekomenduojama perkant naujas ar vystant esamas sistemas, jau padarius pakeitimus. „Patikriname, ar sukurta sistema iš tiesų atitinka tai, kas numatyta techninėje specifikacijoje, ir klientas įsigijo tai, ką norėjo įsigyti. Taip pat įsitikiname, ar techninė specifikacija iš tiesų buvo gerai parengta ir atitinka poreikius – t. y. ar organizacija užsisakė tai, ko jai iš tikrųjų reikėjo“, – dėsto V. Oleinik.
Užsisakyti validavimą taip pat rekomenduojama, kai norima „profilaktiškai“ įsitikinti, ar naudojami įrankiai – geriausias prieinamas sprendimas. „Validuojame įmonės procesus ir patikriname, ar turimų sistemų funkcionalumas atitinka realius procesus, ar naudojami optimaliausi informaciniai sprendimai“, – sako UAB „Blue Bridge Code“ produktų ir paslaugų skyriaus vadovas.
Kai kurioms organizacijoms validavimas ypač aktualus dėl naujų teisės aktų priėmimo arba kitų reikalavimų atsiradimo. Neseniai kompiuterizuotų sistemų tinkamumo patvirtinimas tapo privalomas didmeninio vaistų platinimo įmonėms, siekiančioms laikytis geros platinimo praktikos (GPP) principų ir gairių.
