IT žinių centras
užsisakykite naujienas!

Patvirtinkite prenumeratą

Jūsų nurodytu el. pašto adresu nusiuntėme laišką. Paspauskite jame esančią nuorodą, kad patvirtintumėte prenumeratą.

Eksperto įžvalgos

Tobulinant vidinę komunikaciją: bendradarbiavimo įrankių ir el. pašto konkurencija

Paprasta naudoti ir patogią struktūrą turinti vidinės komunikacijos erdvė tampa vis svarbesnė organizacijos informacijos sraute. Kasmet darbuotojų gaunamų el. laiškų skaičius eksponentiškai didėja, todėl į vidinės komunikacijos įrankius dedama vis daugiau vilčių. Tikimasi, kad jie leis darbuotojams geriau paskirstyti dėmesį ir taip skatins jų produktyvumą, tuo pat metu leisdami išlaikyti emocinį ryšį su bendradarbiais. Diskutuojama net apie tai, kad vieną dieną tokie įrankiai galės atstoti el. paštą bendraujant įmonės viduje.

Vidinė komunikacija keliasi į išmanųjį telefoną

Vidinės komunikacijos tobulinimas naudojant bendradarbiavimo įrankius nesvetimas ir Lietuvos įmonėms. Prieš metus vieną populiariausių pasaulyje komandiniam darbui skirtų platformų „Microsoft Teams“ pradėjusios naudoti „Blue Bridge“ įmonių grupės atstovė, procesų vadovė Inga Žuravliovaitė pastebi, kad tokie įrankiai žengia socialinių tinklų pramintais takais, padėdami lengviau susidraugauti su komandos nariais. „Blue Bridge“ infrastruktūros sprendimų vadybininkas Kipras Kretavičius papildo, kad šiuolaikinės bendradarbiavimo platformos taip pat išsprendžia nemažai su informacijos konfidencialumu susijusių iššūkių, o tai leidžia sumažinti jautrių duomenų nutekėjimo riziką.

Apie naują intraneto įrankį „Blue Bridge“ grupėje pradėta svarstyti, kai 7 metus naudota vidinės komunikacijos sistema moraliai paseno – dėl duomenų kiekio pasunkėjo informacijos paieška, dokumentų redagavimas, dalis naudotų technologinių sprendimų atgyveno ir nebuvo palaikomi. Kaip pasakoja Inga Žuravliovaitė, vidinėje komunikacijoje svarbus patogumas ir tikslumas, todėl nors ankstesnė sistemos trūkumai nebuvo esminiai, ji nebeatitiko išaugusių darbuotojų reikalavimų, kuriuos formuoja ir populiarių socialinių tinklų galimybės.

„Perėjimą prie naujo bendradarbiavimo įrankio kruopščiai planavome, nes tai – iš tikrųjų atsakingas žingsnis, visada sulaukiantis daug dėmesio, nuomonių  ir diskusijų. Iš pradžių sudarėme reikalavimų sąrašą, kuriame buvo ir darbuotojų pageidaujama aplikacija išmaniajame telefone. Šiandien, jau naudodami „Teams“, kuris turi mobiliąją versiją, matome, kad toks funkcionalumas yra tiesiog būtinybė“, – pastebi „Blue Bridge“ procesų vadovė.

Struktūros, taupančios laiką, sukūrimas

Kitos priežastys, lėmusios „Teams“ įrankio pasirinkimą – nemažai teigiamų atsiliepimų, kurių šis, 2017 m. rinkoje pristatytas sprendimas, jau buvo sulaukęs ir patogus įrankio dizainas.

„Nuo to, kaip gali būti struktūruojama ir pateikiam informacija, didele dalimi priklauso bendradarbiavimo įrankio sėkmė. Kadangi „Teams“ intuityvus, vizualiai aiškus įrankis, tai palengvina loginės struktūros kūrimą. Pateikti gana didelius kiekius labai įvairios informacijos, įskaitant ir dokumentaciją, pasirinkome pagal tematiką atspindinčias grupes (komandas), turinčias kanalus – taip informacijos sritis galėjome suskirstyti į smulkesnes, greičiau randamas temas“, – pasakoja „Blue Bridge“ procesų vadovė ir priduria, kad pagal pasirinktą sumanymą, „Teams“ esančią informaciją šiuo metu galima suskirstyti į dvi kategorijas – kasdienių organizacijos aktualijų (klasikinio intraneto) ir su konkrečiais projektais, iniciatyvomis ar padaliniais susijusių darbo grupių bendradarbiavimo erdves.

„Bendradarbiavimo erdvė – tai atviros arba uždaros grupės, susijusios su konkrečiu projektu ar procesu, kuriose galima dalytis ir bendrai redaguoti dokumentus, bendrauti grupės pokalbiuose, vaizdo konferencijose ir t. t. Visiems atviri kasdienių aktualijų kanalai – tai įmonių grupės gyvenimo naujienos apie šventes, renginius, gimtadienius, skelbimai ir t. t.“, – pasakoja pašnekovė.

Konkurencija su el. paštu išlieka ir iš įpročio

„Blue Bridge“ specialistė išskiria galimybę sekti visus ją dominančius kanalus kaip vieną svarbių „Teams“ privalumų, padedančių taupyti darbo laiką – apie tai, kad pasirodė naujas įrašas jai svarbios grupės kanale galima sužinoti vos užmetus akį, nes kanalai, kuriuose įkelta nauja informacija, išryškinami.

„Darbuotojai gali aiškiai pamatyti, kas reikalauja jų dėmesio iškart, o kas – gali palaukti. Kitas naudingas „Teams“ elementas, susijęs su greitesniu informacijos radimu, – vėliavėlės, leidžiančios pažymėti ir atskirai išsaugoti vėlesniam skaitymui bet kurią informacijos dalį iš susirašinėjimų ar kanalų“, – pasakoja pašnekovė, tačiau priduria, kad vykdant vidinę komunikaciją, konkurencija tarp el. pašto ir „Teams“ vis dar jaučiama: „Norėtųsi, kad informacija, atsirandanti darbuotojų el. pašte ir „Teams“, visiškai nesidubliuotų, bet dėl nusistovėjusių įpročių šis procesas gana lėtas. Vis tik tikimės, kad ateityje dauguma įpras žvilgtelėti į „Teams“ kanalus ir negavę el. laiško.“

Panašumas į socialinius tinklus turi teigiamos įtakos

Galimybė komentuoti kitų paskelbtas žinutes, naudoti įvairius jaustukus (šypsniukus) bei GIF paveikslėlius šiuolaikiniuose vidinės komunikacijos įrankiuose išties pagyvina vidinę komunikaciją, tačiau vis dėlto įtraukia ne visus, pastebi I. Žuravliovaitė.

„Simboliai ir bendravimo būdas, gerai pažįstamas iš socialinių tinklų, iš tikrųjų suaktyvina bendrą naujienų bei informacijos erdvę, ir tai svarbus „Teams“ privalumas. Tačiau jis drastiškai nepadidina darbuotojų įsitraukimo. Didžiausio populiarumo sulaukia „klasikinė“ pokalbių funkcija – ja naudojasi dauguma. Tokia tendencija nestebina, nes jau kurį laiką naudojame „Teams“ vietoj „Skype“ verslui (Skype for Business Online)“. Nors pastaroji platforma dar gyvuoja, tačiau artėjant jos palaikymo pabaigai, labai naudinga pratintis prie naujosios pokalbių programos“, – pastebi „Blue Bridge“ procesų vadovė.

Automatiškai saugesnė komunikacija

„Blue Bridge“ infrastruktūros sprendimų vadybininkas Kipras Kretavičius pasakoja, kad dauguma organizacijų apie „Teams“ išgirsta būtent dėl žinios apie artėjančią „Skype“ verslui palaikymo pabaigą, tačiau „Teams“ – daug ambicingesnis projektas, galintis sudominti ir didesnio vidinės komunikacijos saugumo siekiančias organizacijas.

„Skype“ verslui nėra vienintelis sprendimas, kurį turėtų atstoti „Teams“. Ši komunikavimo platforma taip pat apjungia daugiau „Office 365“ paketo paslaugų, tarp jų – el. pašto funkcijas, „OneDrive“ ir t. t. Ji taip pat gali integruoti „PowerBI“, „Adobe Creative Cloud“, „Youtube“ ir dar daugybe kitų „Microsoft“ bei trečiųjų šalių aplikacijų“, – pasakoja K. Kretavičius ir priduria, kad „Teams“ universalumas kyla iš „SharePoint Online“ platformos, kuri panaudota kuriant šį įrankį.

„Vis dėlto BDAR ir kitų, nuolat didėjančių saugumo iššūkių kontekste, į „Teams“ verta atkreipti dėmesį ir todėl, kad visi duomenys, esantys šiame įrankyje, yra šiuolaikiškiau apsaugoti. Pirmiausia, kiekvienam naudotojui priskiriamos prieigos teisės, antra, kiekvienas dokumentas gali turėti atskirus saugumo nustatymus, trečia, nepriklausomai nuo to, ar prie „Teams“ jungiamasi per naršyklę, ar per išmanųjį įrenginį, galima naudoti didesnį saugumą užtikrinančias technologijas, pavyzdžiui, dviejų faktorių autentifikavimą, kurią pasirinko ir „Blue Bridge“ grupė. Turint omeny, kad kol kas „Teams“ licenciją organizacijos iki 300 darbo vietų gali gauti nemokamai, o didesnės organizacijos gauna ją be papildomų mokesčių, jeigu perka „Office 365“ paslaugų planus, dabar išties puiki proga pasidomėti šiuo įrankiu“, – komentuoja K. Kretavičius.


Norite sužinoti daugiau apie bendradarbiavimo sprendimą „Teams“ ?

Susisiekime:  Kipras.Kretavicius@bluebridge.lt

Kipras Kretavičius – „Blue Bridge“  infrastruktūros sprendimų vadybininkas