Turto valdymo sistema: kokios naudos tikėtis?

Podcast’ai Spotify platformoje

Techninė priežiūra – vienas iš kertinių procesų daugelyje įmonių. Nesvarbu, ar tenka rūpintis gamybos įrenginiais, patalpomis, transporto priemonėms ar kita įranga – brangaus turto techninė priežiūra, administravimas ir planavimas kainuoja nemažai. Vienas iš būdų norint apčiuopiamai sumažinti šias išlaidas ir efektyviau valdyti visą priežiūros procesą – turto valdymo sistema (angl. Computerized Maintenance Management System / Enterprise Asset Management). Tad, kokias turto priežiūros problemas sprendžia tokios sistemos ir kaip gauti maksimalią naudą?

Mažiau nemalonių staigmenų ir ilgesnis įrangos gyvavimo laikas

Turto valdymo sistema

Turto valdymo sistemos iš esmės padeda spręsti dvi stambias iššūkių grupes.

Pirmoji – nenumatyti įrangos gedimai, iškart atsiliepiantys svarbiausiai veiklai. Kadangi turto valdymo sistemos kaupia visą informaciją apie įrenginių būklę, jų priežiūrą ir apkrovimus, šie duomenys padeda iš anksto suplanuoti priežiūros darbus ir padidinti kasdieninės priežiūros kokybę. Tai ne tik leidžia išvengti netikėtų gedimų, bet ir ilgina turto vienetų tarnavimo laiką bei atpigina remontą.

Antra problemų grupė, kurią sprendžia tokio tipo sistemos – didelės priežiūros administravimo išlaidos, kylančios iš sudėtingo administravimo proceso. Įsidiegus turto valdymo sistemą, priežiūros veiklų administravimas užima mažiau laiko, sumažina klaidų tikimybę ir leidžia atlikti kur kas išsamesnę priežiūros veiklos analizę. Be to, visa informacija apie priežiūrą struktūruotai kaupiama ir saugoma sistemoje, o tai taupo darbuotojų laiką ir ženkliai palengvina ataskaitų formavimą.

Nors turto valdymo sistemos gali būti įvairaus sudėtingumo ir konfigūracijų, kertinis visų šio tipo sprendimų tikslas – geresnė turto priežiūros vadyba, galimybė realiu laiku matyti įvairių turto vienetų būseną ir išvengti įrangos gedimų. Skaičiuojama, kad įgyvendinus turto valdymo efektyvinimo programą ir naudojant turto valdymo sistemas bendri priežiūrai reikalingų medžiagų kaštai gali sumažėti nuo 10 iki 50 proc.

Sprendžiant ypatingo kompleksiškumo problemas

Turto valdymo sistema

Detaliau analizuojant iššūkių grupes, praverčia realūs pavyzdžiai, leidžiantys iš arčiau pamatyti turto valdymo sistemų naudą. Pavyzdžiui, pastatų administravimo srityje šie sprendimai leidžia sumažinti patalpų techninės priežiūros išlaidas, kurios sudaro vieną didesnių sąnaudų eilučių – padėdama surinkti ir tvarkyti informaciją apie įvairias priežiūros procedūrų kategorijas (priežiūrą, patalpų įrangos remontai, didelio masto suplanuoti kapitaliniai remontai ir t. t.), turto valdymo sistema leidžia prognozuoti galimus gedimus, įrangos gyvavimo laiką ir efektyviau kontroliuoti tiekėjų, atliekančių patalpų priežiūrą, darbą.

Gamybos įmonėse turto valdymo sistemos padeda sumažinti kritinės įrangos ir aparatūros gedimo riziką. Kadangi tokia įranga ypatingai svarbi gamybos proceso sklandai, turto valdymo sistema leidžia užtikrinti aukštus reikalavimus ir nepertraukiamą įrangos veikimą visą laiką. Visos gedimo prevencijos priemonės, kurių leidžia imtis turto valdymo sistemos, sumažina svarbiausios įrangos gedimo riziką ir iki 4 kartų atpigina priežiūrą.

Panašiu principu turto valdymo sistema padeda ir įmonėms, norinčioms suvaldyti įvairių krovinių gabenimo rizikas ir tokiu būdu padidinti savo konkurencinį pranašumą – pakankamai išplėtus turto valdymo sistemą, galima nuolat stebėti gabenimo įrenginių aplinką ir fiksuoti jos būseną sistemoje bei lengviau formuoti ataskaitas. Optimizavus procesus atsargų poreikiai sumažėja iki 30 proc., o sklandžiai organizuota priežiūra padidina darbuotojų efektyvų veiklos laiką nuo 10 proc. iki 20 proc.

Svarbiausi žingsniai, padedantys sutaupyti

Nors turto valdymo sistemos įsigijimas – tik vienas iš žingsnių link mažesnių sąnaudų ir efektyvesnės turto priežiūros, sistemos naudą galima pajusti gana greitai, svarbiausia iš karto imtis veiksmų, padedančių automatizuoti priežiūros procesą. Pavyzdžiui, skaitmenizuoti esamus veiklos duomenis perkeliant juos į sistemą. Tiesa, šis žingsnis ne visada lengvas – skirtingi organizacijos padaliniai dažnai turi skirtingus procesus, todėl juos standartizuoti gali būti sudėtinga, o visos istorinės informacijos perkėlimas į sistemą ne visais atvejais įmanomas dėl techninių ir fizinių priežasčių. Vis dėlto, duomenų skaitmenizavimas – svarbiausias žingsnis mažinant priežiūros administravimo išlaidas. Skaičiuojama, kad sėkmingai įgyvendinus šį žingsnį, administravimo kaštai sumažėja net iki 30 proc.

Dar vienas žingsnis, padedantis optimizuoti priežiūrą – bendrųjų veiklos stebėsenos rodiklių fiksavimas pasitelkus turto valdymo sistemą bei atliekamų darbų suvestinių sudarymas.

Atlikus turto objektų ir jų priežiūros veiksmų skaitmenizavimą, analizuojant darbus dažnu atveju gauname tokias suvestines:

Matome, kad daug darbų atliekama reaktyviai. Toks „gaisrų gesinimas“ kainuoja ir tiek įmonės lėšų, tiek blogina komandos moralę.

Norint labiau planuotis darbus pirmiausia siūlome apsibrėžti siekiamus rodiklius, pavyzdžiui:

Bendra priežiūros kaina;
Priežiūros kaina pagal turto objektų tipą;
Vidurkis tarp taisymų.

Trečias esminis žingsnis siekiant maksimaliai išnaudoti turto stebėsenos sistemą – pasitelkti matavimų stebėseną įgyvendinant gedimų prevenciją. Matavimų stebėseną geriausia pradėti nuo kritinės reikšmės įrenginių ir nustatant kelis pagrindinius matavimus (per didelis slėgis, kintanti įtampa, vibracijos ir t.t.), kurie signalizuoja, kad reikia inicijuoti taisymo darbus. Vėliau telieka vertinti tik taisyklių taikymo algoritmus ir jas atitinkamai koreguoti.

Įgyvendinus darbų planavimą pagal gautus matavimus kritiniams įrenginiams reaktyvių darbų kiekis mažėja, taip suteikiama galimybė labiau planuoti darbus ir valdyti sandėlį (nereikia turėti visko ko prireiks, o tik tai kas numatoma reikalinga ir mažiau atsargų).

Pavyzdinė būtinų, planuojamų ir kitų tipų darbų pasiskirstymo suvestinė, pradėjus naudoti matavimais grystą darbų planavimą:

Kiti turto valdymo sistemos panaudojimo būdai yra susiję su tiesiogine priežiūros paslaugų tiekėjų kontrole. Pradėjus naudoti ir susipažinus su svarbiausiais turto valdymo sistemos veikimo principais, į jos naudojimą reikėtų įtraukti ir tiekėjus. Geriausia, kad sistemos naudojimas būtų numatytas jau sutartyse su tiekėjais nustatant stebėsenos rodiklius ir įsipareigojimus naudoti sistemą atliekant įmonės turto priežiūrą.

Galiausiai, užtikrinus, kad turto valdymo sistema naudojama įvairiems techninės priežiūros aspektams vadyti, svarbu nepamiršti, kad sistemos naudojimas gali būti nuolat tobulinamas remiantis įžvalgomis, kurias leidžia padaryti veiklos duomenų analizė. Nuolatinis darbas su turto valdymo sistema suteikia daugybę galimybių tobulinti procesus ir vadovautis geriausiomis praktikomis.
„Įsivažiavus“ matavimais grįstam turto valdymui, sumažėja degančių darbų skaičius bei sandėlyje saugomų atsarginių detalių kiekis, taip supaprastinant ir efektyvinant patį turto valdymą.

Pavyzdinė būtinų, planuojamų ir kitų tipų darbų pasiskirstymo suvestinė, įgyvendinus geriausias matavimais grįstų darbų planavimo praktikas:

Kokių rezultatų tikėtis?

Apibendrinant svarbiausius rezultatus, kurių galima pasiekti naudojant turto valdymo sistemą, galima įvardyti standartizuotų matavimų, jų periodiškumo ir kritinės reikšmės nustatymą, įrenginių gedimo priežasčių nustatymą, efektyvesnį ir geriau suplanuotą priežiūros darbų organizavimą bei atrastas geriausias praktikas, leidžiančias užtikrinti ilgesnį įrenginių tarnavimo laiką.

Pasiekti visus šiuos rezultatus gali padėti duomenų analizė keliant konkrečius klausimus. Pavyzdžiui, kokiems turto objektams buvo atlikta daugiausia remontų ir kiek tai kainavo? Kiek tos pačios kategorijos turto objektų priežiūrai išleidžiama, palyginus su kitais tos kategorijos turto objektais? Kaip vadovaujantis geriausiomis praktikomis vykdoma priežiūra sumažina netikėtų gedimų skaičių? Kiek sutaupoma lyginant su laikotarpiu prieš turto valdymo sistemos įsigijimą?

Siekiant maksimaliai išnaudoti visas sistemos galimybes, gali padėti ir statistiniai duomenys apie tikėtinus rezultatus. Skaičiuojama, kad turto valdymo sistema padeda padidinti įrenginių veikimo laiką iki 30 proc., priežiūros kaina sumažėja iki 60 proc., o apyvartinės lėšos padidėja iki 30 proc., nes nebelieka neplanuotų įrangos pirkimų. Galiausiai, standartizavus darbus pagerėja jų kokybė ir sutrumpėja vykdymo laikas, nes priimti tinkamą sprendimą dėl priežiūros proceso padeda apibendrinta informacija ir įžvalgos, kurias pateikia turto valdymo sistema.