Tarptautinių tyrimų duomenimis, apie 65 proc. aukščiausios vadovybės susitikimų baigiasi be sprendimo. Tad nieko nuostabaus, kad dauguma vadovų susitikimus apskritai vertina kaip laiko švaistymą, nes kai kada sprendimui priimti reikia net dviejų ar trijų susitikimų. Galiausiai, dalis sprendimų priimami per vėlai arba deleguojami į žemesnes valdymo grandis, kurios neturi pakankamai informacijos, kad susidarytų pilną situacijos vaizdą ir priimtų geriausius sprendimus. Laimei, didžiąją dalį šių bėdų jau dabar padeda spręsti technologijos.
Kuo daugiau informacijos – tuo daugiau iššūkių
Didžiųjų duomenų eroje net 50-ies darbuotojų įmonės valdymas gali tapti iššūkiu dėl painių informacijos gavimo kanalų: kiekvienas skyrius ir departamentas kasdien sukuria savo duomenis, kuriuos saugo programose ir dokumentuose. Tai gali būti organizacijos valdymui neįkainojama informacija, tačiau ar kas nors mato jos visumą ir gali įvertinti, kaip X ar Z informacijos vienetas daro įtaką įmonės veiklos rezultatams? Žinoma, kad ne, ir vadovams per susitikimus pristatoma fragmentuota informacija – vaizdas, kurį spėjo susidaryti keli darbuotojai. Jeigu dėl šio vaizdo kyla konkrečių klausimų, atsakymų į juos tenka ieškoti kituose skyriuose ir nukelti sprendimo priėmimą į kitą susitikimą.
Ekonominė tokio delsimo kaina – labai didelė. Po kiekvieno bevaisio susitikimo prarandamas konkurencinis pranašumas, motyvacija, veiklos efektyvumas ir daugelis kitokių materialių ir nematerialių įmonės resursų. O kur dar vidiniai konfliktai, paaiškėjus, kad „kažkas kažko nepadarė“ arba reikia iš naujo rengti ir pildyti jau pristatytas ataskaitas.
Į pagalbą skuba ir vadybos metodai
Truputį palengvinti šią situaciją įmanoma vadybiniais instrumentais. Pavyzdžiui, skaičiuojama, kad net 40 proc. vadovų laiko gali sutaupyti rodikliais grįstas valdymas (angl. beyond the budgeting). Tokio valdymo principas paprastas: proceso klausimus patikima spręsti tiems, kurie turi daugiausiai su klausimu susijusios informacijos, o jų atsakomybė valdoma nustatytais įmonės rodikliais. Tokiu būdu aukščiausi vadovai gauna daugiau laiko strateginio valdymo klausimams ir gali priimti svarbiausius sprendimus greičiau ir paprasčiau.
Supaprastinti strateginių sprendimų priėmimą galima pasitelkus ir daugiau priemonių, sako ,,Blue Bridge Code“ direktorius Aivaras Liutvinas: „Pavyzdžiui, reiktų atskirti operatyvinių ir strateginių klausimų svarstymą. Imtis operatyvinių klausimų efektyviausia tam skirtose grupėse, esančiose arčiausiai veiklos, ir besivadovaujančiomis jų veiklą apibrėžiančiais rodikliais. O strateginius sprendimus aukščiausi vadovai turėtų priimti atskirai, turėdami visą reikiamą informaciją apie pralaidumus, prognozuojamas sąnaudas ir pajamas, darbuotojų krūvį ir t. t. Geriausia, kad sprendimo priėmimo procesas būtų standartizuotas – t. y. dažnai naudojamų ir reikalingiausių duomenų pateikimas būtų kuo labiau automatizuotas“.
Yra būdų užtikrinti ir didesnį susitikimų efektyvumą: pirmiausia, reikėtų orientuotis į sprendimų priėmimą ir informuoti apie tai darbuotojus, kad jie suspėtų įsiglinti į sprendžiamą klausimą ir susitikimo metu galėtų pasiūlyti sprendimą. Galiausiai, priimtą sprendimą pravartu „užtvirtinti“ konkrečiais veiksmais: suteikti reikiamus resursus jo vykdymui ir apsibrėžti, kaip bus matuojami pasiekti rezultatai.
Technologijomis grįsti veiklos analitikos sprendimai
Didžiule pagalba taupant vadovų laiką ir užtikrinant efektyvią informacijos vadybą yra veiklos analitikos (angl. business intelligence) sprendimai. „Tai įrankiai, technologijos ir metodikos, leidžiančios naudotis įmonėje jau glūdinčiais informacijos klodais ir tokiu būdu užtikrinant efektyvesnę vadybą, kokybiškesnius taktinius veiksmus ir strateginius sprendimus. Vienas didžiausių veiklos analitikos privalumų – jos technologinė pusė. Parinkus įmonei aktualiausius kriterijus ir filtrus, programinė įranga pati surenka, susistemina informaciją ir aiškiai pateikia ją vadovui. O tai reiškia, kad nebereikia gaišti laiko ilgesniems susitikimams ir rinkti veiklos analizei reikalingą informaciją po kruopelę iš skirtingų skyrių“, – sako Aivaras Liutvinas.
Pašnekovas pabrėžia, kad įdiegus verslo analitiką keičiasi pačių sprendimų priėmimo procesas – jis tampa daug operatyvesnis ir dinamiškesnis: „Pavyzdžiui, galima stebėti įmonės biudžeto rodiklius realiuoju laiku. Tai reiškia, kad įmonėje nebelieka biudžeto planavimo proceso, nes jį pakeičia kasdien atnaujinama pajamų ir sąnaudų prognozė (angl. rolling forecast). Šitaip įmonė realiu laiku mato nuostolingus procesus ir gali staigiai reaguoti į nuokrypius nuo planuoto rezultato. Nustatyti rodikliai vienu metu atsižvelgia į daugybę duomenų – klientų poreikius, įmonės išsikeltus tikslus, išorinę rinką ir leidžia sudaryti tiksliausią prognozę bei sekti priimamų sprendimų įtaką įmonės veiklai“.
Svarbiausia, ne ką nusipirksi, o kaip panaudosi
,,Blue Bridge Code“ direktorius pastebi, kad verslas vis aiškiau suvokia veiklos analitikos pridėtinę vertę ir vis labiau domisi su ja susijusia programine įranga. Ši tendencija neaplenkia ir mažiausių įmonių, nes technologiniai įrankiai pinga, o jų kokybė – gerėja. Dar šių metų pradžioje ,,Gartner“ pranešė, kad verslo analitikos programinės įrangos rinka pasiekė naują rekordą – išaugo iki 18,3 mlrd. JAV dolerių arba 7,3 proc., lyginant su ankstesniais metais. Prognozuojama, kad iki 2020-ųjų rinkos dydis išaugs iki 22,8 mlrd. JAV dolerių.
Vis dėlto, A. Liutvinas pastebi, kad vien programinės įrangos turėjimas gali neatnešti geidžiamo rezultato: „Įrangos teikiamos galimybės yra tikrai didelės, bet svarbu gebėti jas tinkamai išnaudoti. Neretai programinį sprendimą įsigijusios įmonės nežino, kaip galima efektyviai jį išnaudoti sprendimų priėmimo tobulinimui. Tada atsiranda realus pavojus, kad įranga nepasiteisins. Todėl perkant programinę įrangą svarbu suprasti, kad verslo analitika – ne tik technologijos, bet ir veiklos valdymas: nesibaigiantis procesas, reikalaujantis nuolat kelti klausimus ir ieškoti sprendimų. Apskritai šie įrankiai turėtų būti taikomi labai individualiai, pagal įmonės poreikius, o efektyviam jų valdymui racionalu pasitelkti specialistų konsultacijas“.
Kadangi kiekviena įmonė gali turėti individualius sėkmės rodiklius, svarbu juos tinkamai ir konkrečiai nustatyti. ,,Atitinkamo duomenų modelio konstravimas ir konsultacijos ieškant įmonei tinkamiausio sprendimo yra daugiausiai darbo reikalaujantis procesas ir didžiausias sėkmės garantas. Siekiant išnaudoti visas veiklos analitikos sprendimų galimybes, pirmiausia reikėtų apsibrėžti ką bus norima analizuoti ir kokį efektą tai duos įmonės valdymui ar veiklos vykdymui. Taip paprasčiau nustatyti prioritetus ir tipinius įrankių naudojimo atvejus“, – dėsto pašnekovas.
Nebijantiesiems pokyčių
Svarstyti apie veiklos analitikos sprendimų diegimą reikėtų tuomet, kai įmonėje pajuntamas pokyčių poreikis ir ryžtas diegti naujoves. „Kad atėjo metas pagalvoti apie efektyvesnį sprendimų priėmimą galima pajusti intuityviai. Pavyzdžiui, pastebėjus, kad vadovui nebepakanka penkių minučių pokalbio, kad suprastų ir įvertintų savo įmonėje vykstančius procesus ir priimtų geriausius sprendimus. Tokiu atveju veiklos analitika tikrai gali tapti žingsniu, padedančiu susigrąžinti sprendimų greitį ir valdymo paprastumą“, – sako Aivaras Liutvinas.
Tiesa, vien vadovo noro taikyti veiklos analitikos įrankius neužtenka – transformacijai turi būti pasirengusi visa įmonė, pastebi pašnekovas: ,,Veiklos analitikos įrankio diegimas dažniausiai pareikalauja visos įmonės įsitraukimo ir visi į procesą įtraukti turi suprasti, jog reikės nuolat atnaujinti informaciją, kad sprendimas galėtų „dirbti“ savo darbą su kokybiškais duomenimis ir pateiktų tikslius rezultatus. Nors tikslesnis duomenų kaupimas reikalauja kantrybės, vėliau teikiama nauda šias pastangas atperka su kaupu“.
Diegiant veiklos analitikos sprendimą, reikėtų pradėti nuo tos įmonės veiklos srities, kuriai reikalingi greiti ir tikslūs sprendimai, tačiau jų priimti šiuo metu nepavyksta. Taip bus pasiekta didžiausia nauda ir įsitikinta teigiamu veiklos analitikos poveikiu. Vėliau ši patirtis pasitarnaus plečiant veiklos analitikos naudojimą visoje įmonėje.
