Skaitmenizavimas – šiandien viena labiausiai aptarinėjamų temų. Tiesa, diskutuojant apie daugybę skaitmenizavimo pavidalų, dažnai pamirštama paminėti, kad šis procesas – tik pradžia dar sudėtingesnių ir įdomesnių pokyčių, neišvengiamai paliesiančių kiekvieną industriją.

Apie tai, kaip sėkmingai vykdyti veiklos skaitmenizavimą bei ko tikėtis pradėjus šį procesą, pasakoja „Blue Bridge Baltic“ verslo plėtros ir IT direktorius Aldas Glemža.

Svarbiausia naujų veiklos modelių dalis

Skaitmenizavimas smarkiai paveiks visas įmones. Tai – pirminis gebėjimas, kurio reikalauja nauji veiklos modeliai. Pažangi analitika, išmanus procesų automatizavimas, duomenimis grįstas procesų LEAN perdarymas, veiklos procesų nuoma ir t. t. negali vykti be skaitmenizavimo. Taigi – kas tai per gebėjimas?

Pats paprasčiausias apibrėžimas: tai – informacijos apie kliento patirtį (komunikaciją su juo) ir kasdienių (nes jų skaitmenizavimas paprastai duoda daugiausia naudos) veiklos operacijų perkėlimas iš fizinės į elektroninę terpę.

Trumpai tariant, skaitmenizavimas siekia pašalinti fizinius informacijos nešėjus ir atspindėti operacijas elektroninėje erdvėje (pvz., informacinėse sistemose).

Šis apibrėžimas patogus, nes kiekvienas gali savęs klausti: ar fiziškai nešioju, perdavinėju, ieškau, peržiūriu informaciją, ar galiu tai padaryti nepakilęs nuo savo kompiuterio? Jeigu pasirinkote pastarąjį atsakymą, greičiausiai Jūs jau sėkmingai skaitmenizuojate veiklos procesus.

Verslas, gimęs iš skaitmenizavimo…

Skaitmenizavimą organizacijose galima skirstyti į dvi grupes. Pirmoji – inovatyvus verslas, atsiradęs kartu su padidėjusiais informacijos apdorojimo ir perdavimo pajėgumais, klientų mobilumu, vaizdų ir kalbos apdorojimu, dirbtinio intelekto galimybių taikymu ir pan.

Pavyzdžiui, Lietuvoje šiai grupei priklauso kompanija „CGTrader”. Ji sukūrė apie pusę milijono skaitmeninių 3D modelių, skirtų dizaineriams, vaizdo produkcijos ir žaidimų kūrėjams. Tai – puikus pavyzdys, kaip gera idėja, paremta skaitmenizavimu, sukūrė tarptautinį verslą.

Kitas pavyzdys – „Trafi“ programėlė, skirta greičiausio maršruto paieškoms mieste. Programėlėje yra ne tik viešojo transporto maršrutai, bet ir „Uber“, „Citybee“ pasiūlymai. Iš esmės, ši programėlė atsako į paprastą, bet universalų klausimą: kaip greičiausiai ir pigiausiai nukeliauti iš taško A į tašką B?

… ir pažanga tobulinant įprastus veiklos procesus

Antrąją skaitmenizavimo taikymo grupę sudaro įprastos veiklos tobulinimas pasitelkiant naujausias technologijas. Šios grupės pavyzdžių taip pat nemažai – taksi iškvietimui naudojamo „centriuko“ pakeitimas mobilia aplikacija, maisto kavinėje užsakymas ir apmokėjimas naudojant liečiamą ekraną ir t. t.

Tačiau norint padidinti skaitmenizavimo naudą abejose grupėse, būtinas naujų IT veiklos gebėjimų sukūrimas bei vystymas. Ką gi tai reiškia?

Dviejų greičių IT

Iš IT tradiciškai tikimasi stabilumo ir beveik 100 proc. veikimo patikimumo, o skaitmenizavimui reikalingos IT inovacijos pasižymi aukšta neprigijimo rizika, eksperimentavimo ir greito sprendimų priėmimo poreikiu.

Akivaizdu, kad tai yra prieštaravimas, kurį reikia išspręsti. Ir pažangiose organizacijose jis išsprendžiamas sukuriant IT, veikiantį dviem greičiais. Tai reiškia, kad pamatinės sistemos, skirtos pardavimų valdymui, finansų apskaitai, kreipinių valdymui ir pan. veikia kaip veikusios, prisilaikydamos stabilių procesų, o štai srityse, kuriose vykdomos skaitmenizavimo iniciatyvos, kuriama kitokia aplinka: mažai draudimų, greitas koncepcijas realizuojančių prototipų konstravimas ir dažni pokyčiai.

Kaip tokio dvigubo IT sukūrimas atrodo praktiškai? „Boston Consulting Group“ atliko pažangiausių įmonių tyrimą ir išskyrė tris dalykus, padedančius sėkmingai lipti ant skaitmenizavimo laiptelio:

• pirmiausia, tokios įmonės skiria skaitmenizavimui lėšų – maždaug 5 ar daugiau procentus veiklos sąnaudų;
• antra, dalis personalo, 10 ar net daugiau procentų, užsiima būtent darbu skaitmenizavimo srityje;
• trečia, skaitmenizavimas tokiose įmonėse įlietas į veiklą ir jau tapo neatskiriama veiklos funkcijų ir padalinių savybe.

Paverčiant šešėlinį IT inovacijų varikliu

Kalbant apie pokyčius IT skyriuje, verta dar šiek tiek išsiplėsti. Yra toks terminas – Shadow IT (liet. šešėlinis IT). Nuo jo nupurto visus IT vadovus, nes Shadow IT reiškia, kad dalis įmonės darbuotojų dirba taip, kaip jiems patogiau, o tai reiškia – be IT skyriaus žinios – naudoja tokias technologijas, kurių jiems reikia, tvarko duomenis kitokiomis priemonėmis nei numatyta ir kitaip eksperimentuoja. Pusiau juokais galima sakyti, kad Shadow IT griauna IT skyrių iš įmonės vidaus.

Tačiau pažangios organizacijos turi suprasti, kodėl dalis darbuotojų pasuka į Shadow IT. Greičiausiai atsakymai visur bus panašūs: tie žmonės nori eksperimentuoti, nori automatizuoti tam tikrus procesus ir t.t., o tradicinis IT su savo draudimais ir begale derinimų juos stabdo.

Taigi – leiskite šiems darbuotojams teisėtai eksperimentuoti. Jie gali tapti svarbia inovacijų varomąja jėga. Siūlau tiesiog ištiesti jiems pagalbos ranką ir žengti į ateitį kartu.

Svarbu pažymėti, kad tokiems žmonėms reikia ne tik netrukdyti, bet ir padėti. Pavyzdžiui, suteikti jų projektams prioritetą, jeigu to reikia. Tačiau taip pat svarbu nustatyti ribas ir taisykles, susitarti dėl to, kokiose srityse eksperimentai nėra laukiami bei kitų apribojimų.

Vadovybės ryžtas, skaitmenizavimo dirigentas ir kita

Kalbant apie kitus praktinius žingsnius skaitmenizavimo link, reikia pažymėti, kad viskas prasideda nuo ryžtingo vadovybės apsisprendimo skaitmenizuoti procesus ir įsitikinimo, jog tokio vystymosi kryptis organizacijai yra būtinybė.

Kitas svarbus žingsnis – skaitmenizavimo koordinatoriaus, dirigento paskyrimas. Skaitmenizavimas turi turėti šeimininką, užtikrinantį, kad skaitmenizavimo procesas būtų nepamirštas kasdieniuose darbuose ir viskas, kas susiję su šiuo procesu, vyktų darniai.

Dar viena užduotis, kurią reikia įgyvendinti – organizacijos skaitmenizavimo poreikių ir tikslų nustatymas. Tereikia atsakyti į klausimą: „O ką ir kaip mes galėtume skaitmenizuoti?“.

Tam, kad atsakymas būtų kuo tikslesnis ir naudingesnis, reikia nebijoti eksperimentuoti, išbandyti pažangius sprendimus, mokytis ir klysti. Dar daugiau – visą šį eksperimentavimą reikia atlikti kaip įmanoma greičiau.

Kaip prisijaukinti skaitmenizavimą be didesnių dramų?

Eksperimentavimo, priartinančio skaitmenizavimą, pavyzdžiai gali būti kuo įvairiausi. Pavyzdžiui, galima susirasti ir peržiūrėti  tam tikrą veiklos funkciją kaip debesų paslaugą (angl. software as a service). Peržvelgus visą galimybių įvairovę, bus lengviau atrinkti sprendimą, tinkamiausią konkrečiai organizacijai.

Į eksperimentus taip pat galima įtraukti svajones – pavyzdžiui, apie tai, ką galima būtų automatizuoti. Galbūt paaiškės, kad šias svajones įgyvendinti kur kas lengviau nei atrodė.

Galiausiai, svarbu domėtis, kas vyksta šioje srityje, lankytis tam skirtuose renginiuose – taip sutiksite naujų žmonių ir sužinosite, ką ir kaip galite pakeisti.

Pabaigai

Apibendrinant, galima išskirti kelis svarbiausius dalykus, padedančius užlipti ant skaitmenizavimo laiptelio. Pirmasis – reikia išmokti pamilti „IT šešėlyje” gimusias skaitmenizavimo ir automatizacijos idėjas. Antrasis – vadovaujantis veiklos specialistų rekomendacijomis, nustatyti ribas ir principus, kurie galios visiems, norintiems eksperimentuoti. Trečiasis – ieškoti būdų, kaip pateikti IT paslaugas lanksčiau ir dinamiškiau, ketvirtasis – imtis atsakomybės vadovauti skaitmenizavimui, jeigu niekas kitas to padaryti nesiryžta.

Labai svarbu įgyvendinant skaitmenizavimą nepamiršti saugumo reikalavimų (būtent jie sudarys sutartų apribojimų esmę). Ši tema labai plati, tačiau šįkart užtenka pasakyti, kad saugumas turi būti visų skaitmenizavimo iniciatyvų dalis.

Kitas svarbus dalykas, kurį reikėtų įsisąmoninti žengiant skaitmenizavimo link – tai, kad šis procesas neturi pabaigos. Sprendimai, kuriuos įdiegsime ir kurie pareikalaus tiek daug pastangų, drąsos ir rizikos prisiėmimo, yra laikini. Jie bus naudojami kaip pagrindas tolimesniems skaitmenizavimo etapams, ir viskas, ką padarysime dabar, bus pakeista.

Mes nesukursime kažko, kas liktų su mums dar dešimtmečiui arba net penkeriems metams, tad žengdami ant skaitmenizavimo laiptelio, nusiteikime būtent tam.

---

AUTORIUS

Aldas Glemža – „Blue Bridge“ grupės verslo plėtros ir IT direktorius, sertifikuotas IS auditorius (CISA), vienas iš tarptautinės Informacinių sistemų audito ir valdymo asociacijos skyriaus Lietuvoje  ISACA steigėjų ir pirmasis vadovas, mokslų daktaras, VU matematikos ir informatikos fakulteto dėstytojas.