Projektų vykdymo tvarka

1. Projekto inicijavimas

 

Po sutarties pasirašymo Klientas ir Vykdytojas įsipareigoja:

Paskirti po atsakingą projekto vadovą, kurio funkcijos savo organizacijos viduje yra: 

  • planuoti, organizuoti ir koordinuoti projekto įgyvendinimo darbus; 
  • skirstyti užduotis; 
  • derinti ir perduoti/priimti projekto rezultatus.

Suformuoti bendrą projekto valdymo priežiūros grupę, kurios funkcijos yra:

  • nustatyti priežiūros grupės darbo principus;
  • priimti sprendimus dėl projekto keitimų;
  • stebėti projekto atlikimo eigą.

Projekto valdymo priežiūros grupės sudėties rekomenduojami formavimo principai:

  • Vykdytojo grupė: projekto vadovas, atsakingas vadybininkas, skyriaus vadovas
  • Kliento grupė: projekto vadovas, asmuo įgalintas priimti sprendimus, projekto savininkas

Atlikti įvadinį susirinkimą, kurio tikslai yra:

  • supažindinti visus projekto dalyvius su projekto informacija ir tikslais;
  • nustatyti roles bei atsakingus vykdytojus;
  • nustatyti projekto gaires (milestones) ir rezultatus;
  • nustatyti projekto rezultatų priėmimo kriterijus;
  • prieš pradedant projektą įvardijamos ir aptariamos prielaidos;
  • nustatyti keitimų projekte valdymo tvarką:

Projekto keitimas tai yra projekto apimties, termino ar biudžeto pokytis, kurį gali inicijuoti abi šalys, o patvirtinti – projekto valdymo priežiūros grupė.

  • nustatyti tvarką kaip bus suteikiami prisijungimai prie sistemų bei valdomos paskyros.

2. Planavimas

 

Vykdytojas įsipareigoja:

  • Suplanuoti projekto vykdymą atsižvelgiant į projektui keliamus tikslus bei optimalią projekto užduočių vykdymo trukmę bei pateikti Klientui projekto planą. 

Klientas įsipareigoja:

  • Teikti pastabas parengtam projekto planui;
  • Planuoti savo darbus užduotims atlikti nurodant konkrečias datas ir vykdytojus;
  • Suderinti ir patvirtinti parengtą projekto planą;
  • Dedikuoti komandos narius.

3. Vykdymas

 

Vykdytojas ir Klientas įsipareigoja:

  • Valdyti užduočių vykdytojų prioritetus šio projekto atžvilgiu; 
  • Užtikrinti projekto darbų atlikimą pagal suderintą grafiką;
  • Atlikti suderintus projekto keitimų veiksmus:
    • Vykdytojas įsipareigoja atlikti papildomus darbus savo sąskaita jei keitimo priežastis susijusi su Vykdytoju;
    • Klientas įsipareigoja apmokėti už papildomus darbus jei keitimo priežastis susijusi su Klientu.
  • Į užklausas atsakyti ne vėliau kaip per 1 darbo dieną.

Klientas įsipareigoja:

  • Recenzuoti pateiktą dokumentaciją per 2 d.d. jeigu nėra sutarta kitaip;
  • Dokumentaciją suderinti ne daugiau kaip per dvi iteracijas: pirmoji – esminės pastabos ir/arba visos pastabos dėl dokumento struktūros ir turinio, atitikimo sutarties reikalavimams, dokumento kokybės; antroji – nedideli teksto pataisymai, informacijos patikslinimas.

4. Monitoringas ir kontrolė

 

Vykdytojas įsipareigoja:

  • Teikti ataskaitas apie projekto eigą kas savaitę arba kitu su klientu suderintu periodiškumu. Ataskaitų turinys apima, bet neapsiriboja: 
  • praėjusį ataskaitinį laikotarpį atlikti esminiai projekto darbai; 
  • ateinančio ataskaitinio laikotarpio esminiai projekto darbai; 
  • kilusios projekto problemos.

Klientas įsipareigoja:

  • Aktyviai dalyvauti projekto eigos apžvalgoje;
  • Teikti pasiūlymus dėl projekto eigos;
  • Teikti informaciją Vykdytojo projekto vadovui apie Kliento specialistų vykdomų užduočių būseną;
  • Informuoti Vykdytojo projekto vadovą apie atostogas, ligas ar kitus įvykius įtakosiančius projekto darbų atlikimą ar priėmimą.

Abi šalys įsipareigoja:

  • Teikti projekto priežiūros grupei informaciją apie projekto eigą;
  • Vykdyti projekto priežiūros grupės sprendimus;
  • Priimti sprendimus dėl keitimų.

5. Projekto uždarymas

 

Vykdytojas įsipareigoja:

  • Pateikti sutartyje numatytus rezultatus; 
  • Sunaikinti iš kliento gautą informaciją apie prisijungimus ir paskyras projektui pasibaigus.

Klientas įsipareigoja:

  • Priimti perduodamus rezultatus, teikti pastabas dėl rezultatų atitikimo sutarties reikalavimams.